Bài học kinh nghiệm triển khai dự án ứng dụng công nghệ thông tin

Những bài học kinh nghiệm hay trong triển khai dự án ứng dụng công nghệ thông tin (dự án ứng dụng CNTT), nhất là các dự án sử dụng nguồn vốn Ngân sách nhà nước, vốn đầu tư công, luôn là một vấn đề quan trọng giúp cho việc triển khai các dự án ứng dụng CNTT thành công và đạt hiệu quả cao. Với nhiều kinh nghiệm trong triển khai các dự án ứng dụng CNTT, Dauthaumuasam.vn đã tổng hợp, chia sẻ, giới thiệu tới các bạn các bài học kinh nghiệm, các vấn đề lớn, quan trọng trong thực tiễn triển khai cần lưu ý nhằm giúp các bạn nắm và lưu ý trong quá trình triển khai thực hiện dự án ứng dụng CNTT tại đơn vị mình để đảm bảo cho dự án triển khai thành công, đạt hiệu quả cao.  

09 bài học kinh nghiệm, các vấn đề lớn, quan trọng trong triển khai dự án ứng dụng CNTT gồm:

1. Đội ngũ nhân lực triển khai thực hiện và công tác quản lý, điều hành triển khai thực hiện dự án ứng dụng CNTT:

Phải xây dựng được đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý, nhân viên có trình độ, nghiệp vụ chuyên môn cao, nắm chắc được hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến triển khai dự án ứng dụng CNTT, am hiểu sâu sắc về quy trình thủ tục dự án ứng dụng CNTT, tận tâm, nhiệt huyết, trách nhiệm cao trong công việc; nhiều kinh nghiệm về quản lý, tổ chức triển khai thực hiện dự án ứng dụng CNTT, kịp thời tham mưu hướng giải quyết các vấn đề phát sinh, vướng mắc với lãnh đạo hoặc cấp có thẩm quyền. Đây được xem là vấn đề quan trọng hàng đầu trong triển khai dự án ứng dụng CNTT.

Bắt buộc phải có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao, quyết liệt của các cấp lãnh đạo, đặc biệt là người đứng đầu; sẵn sàng giải quyết ngay lập tức các vấn đề phát sinh, khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai dự án, đây là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo chất lượng, tiến độ dự án. Người đứng đầu phải đảm bảo điều hành, chỉ đạo xuyên suốt, thống nhất được các bộ phận chuyên môn có liên quan để phát huy tối đa sức mạnh tập thể, sự phối hợp nhịp nhàng, nhuần nhuyễn, hiệu quả giữa các bộ phận chuyên môn, tạo thuận lợi trong suốt quá trình triển khai thực hiện dự án.

Những người thụ hưởng kết quả dự án phải được tham gia vào các nhiệm vụ trong quá trình triển khai dự án với vai trò vừa là người giám sát vừa là người trực tiếp sử dụng sản phẩm sau khi dự án kết thúc, điều này vừa đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán trong hệ thống vừa góp phần nâng cao hiệu quả thực tế mang lại của dự án.

Đối với mỗi dự án phải có một số người am hiểu sâu sắc về quy trình, thủ tục thực hiện dự án đầu tư ứng dụng CNTT tham gia vào triển khai thực hiện dự án để cùng bổ trợ, tăng cường, kiểm tra chéo cho nhau về việc tuân thủ quy định của pháp luật về hồ sơ, thủ tục dự án, không nên để tình trạng chỉ có 01 người duy nhất hiểu biết về quy trình thủ tục triển khai thực hiện dự án để hạn chế thấp nhất rủi ro do thực hiện sai quy trình thủ tục, thực hiện không đầy đủ, đúng quy định của Nhà nước.

2. Chỉ quyết định đầu tư dự án ứng dụng CNTT khi thực sự có nhu cầu:

Tức là phải đảm bảo có nhu cầu thực thụ, chắc chắn mang lại kết quả, hiệu quả cao, có định lượng rõ ràng cụ thể, không đầu tư chỉ để chạy theo xu hướng, phong trào (chẳng hạn như chạy theo phong trào, xu thế chuyển đổi số đang rộng khắp,…) mà không rõ hiệu quả hay định lượng rõ ràng, vì nếu không đảm bảo được yếu tố này có thể dẫn đến đầu tư lãng phí, hiệu quả thấp,…

3. Đảm bảo tiến độ phê duyệt, giao kế hoạch vốn hàng năm cho triển khai thực hiện dự án:

Trên thực tế đây cũng là khâu kéo dài, mất nhiều thời gian thực hiện (nhất là các dự án đầu tư công ngoài NSNN), đặc biệt là quá trình thẩm định của cơ quan chức năng, dẫn đến nhiều khi việc phê duyệt giao vốn kéo dài đến hàng quý từ khi xây dựng, trình duyệt kế hoạch. Do đó các đơn vị cần lưu ý bám sát, quyết liệt trong việc triển khai, phối hợp sát sao với các đơn vị liên quan để đẩy nhanh tiến độ ở khâu này trong đó cần lưu ý đến cả việc dự phòng thời gian cho việc bị kéo dài thời gian thực hiện ở bước này để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả dự án. Một lưu ý nữa là phải đảm bảo tuân thủ quy định về thời gian bố trí, giao vốn thực hiện dự án đối với từng nhóm A, B, C theo quy định của Luật Đầu tư công 2019 (cụ thể: phải bảo đảm thời gian bố trí vốn thực hiện dự án nhóm A không quá 06 năm, nhóm B không quá 04 năm, nhóm C không quá 03 năm).

4. Đảm bảo chất lượng khâu thiết kế cơ sở và thiết kế thi công – tổng dự toán dự án ứng dụng CNTT:

Đây là khâu đặc biệt quan trọng trong số các bước triển khai thực hiện dự án ứng dụng CNTT, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả và tiến độ triển khai dự án, vì nếu không làm tốt sẽ dẫn đến phải điều chỉnh dự án, thậm chí điều chỉnh cả chủ trương đầu tư, ảnh hưởng đến tiến độ hoặc thậm chí nếu không làm tốt có thể dẫn đến không khả thi trong triển khai thực hiện, không mang lại hiệu quả cao…

Trong đó nhấn mạnh đến tuân thủ đầy đủ quy định về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành về CNTT, tuân thủ định mức máy móc thiết bị chuyên dùng, tuân thủ quy hoạch, kế hoạch chiến lược ngành; giải pháp kỹ thuật công nghệ với xu hướng phát triển công nghệ trên thế giới; đảm bảo tính chính xác, phù hợp của dự toán chi phí, nhất là dự toán gói thầu thiết bị, phần mềm thuộc dự án,…

Việc đảm bảo chất lượng của hồ sơ thiết kế cơ sở cũng góp phần giúp cho việc đảm bảo được tiến độ khâu thẩm định thiết kế cơ sở của các cơ quan chức năng có thẩm quyền đối với dự án ứng dụng CNTT theo quy định tại Nghị định số 73/2019/NĐ-CP vì nếu không đảm bảo chất lượng hồ sơ thì sẽ phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ thậm chí có nhiều trường hợp phải sửa đi sửa lại nhiều lần trong quá trình thẩm định dẫn đến khâu thẩm định này thường bị kéo dài trên thực tế triển khai. Do đó các đơn vị cần phải lưu ý để đảm bảo tốt chất lượng hồ sơ ngay từ đầu, từ khi xây dựng thiết kế cơ sở dự án.

5. Đảm bảo thời gian thực hiện dự án ngắn nhất có thể kể từ khi phê duyệt thiết kế thi công-tổng dự toán dự án:

Do đặc thù của dự án CNTT nhanh bị thay đổi về công nghệ nên việc đảm bảo thời gian thực hiện dự án ngắn nhất có thể kể từ khi phê duyệt thiết kế thi công-tổng dự toán dự án cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính khả thi, kịp thời của dự án, hạn chế thấp nhất khả năng bị thay đổi giải pháp kỹ thuật công nghệ thiết bị đã được phê duyệt trước đó do thời gian từ khi phê duyệt thiết kế, dự toán đến khi đấu thầu, ký hợp đồng kéo dài, đồng thời cũng để tránh việc thiết bị đến khi nghiệm thu đưa vào sử dụng đã ít nhiều bị lỗi thời về công nghệ,…

Lưu ý thứ năm này còn giúp đảm bảo tránh được việc phải rà soát, cập nhật, thực hiện các thủ tục trình, thẩm định, phê duyệt điều chỉnh lại giá dự toán dự án, dự toán gói thầu nếu như thời điểm đấu thầu, ký hợp đồng cách quá xa thời điểm duyệt dự toán dự án, gói thầu.

6. Quản lý tốt các rủi ro, phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện dự án:

Kịp thời phát hiện, xử lý, tháo gỡ các vướng mắc, phát sinh trong quá trình triển khai dự án, chẳng hạn như các yếu tố thay đổi về chủng loại, cấu hình thiết bị; thay đổi về xuất xứ hàng hóa,…hoặc các thay đổi của cơ chế chính sách có liên quan như thay đổi thuế, thay đổi quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng,…hoặc phải tiên lượng, dự đoán được tác động của các yếu tố khách quan khác mang tính toàn cầu như khan hiếm nguyên liệu (chip, chất hiếm,…) cho sản xuất thiết bị, ảnh hưởng của chiến tranh, covid đến sản xuất, lưu thông hàng hóa,…. Đây là một yếu tố quan trọng giúp dự án đạt được tiến độ kế hoạch đề ra.

7. Đảm bảo bố trí đủ kinh phí và nhân lực vận hành dự án sau khi nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, đặc biệt nhấn mạnh về việc bố trí kinh phí vận hành hàng năm:

Đây cũng là yếu tố đặc thù và đặc biệt quan trọng của dự án ứng dụng CNTT do chi phí vận hành thường lớn (chẳng hạn như chi phí mua dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật nâng cấp phần mềm, hệ thống; sửa chữa thay thế thiết bị hỏng; thuê hạ tầng IDC, thuê đường truyền,…) và cần phải có đội ngũ chuyên gia, kỹ sư có trình độ, am hiểu chuyên môn tốt để quản trị, duy trì vận hành thường xuyên hệ thống sau đầu tư. Rất nhiều Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu sản phẩm dự án sau đầu tư không tính toán kỹ đến yếu tố này đặc biệt là việc đảm bảo bố trí được nguồn vốn cho vận hành sau đầu tư dẫn đến dự án không hoạt động tốt sau đầu tư hay thậm chí không thể hoạt động được, dẫn đến hiệu quả thấp, gây ra lãng phí trong đầu tư,…

8. Đảm bảo khâu kiểm soát và chất lượng hồ sơ thủ tục dự án:

Đây cũng là một yếu tố đặc biệt quan trọng, nó càng trở lên quan trọng hơn trong bối cảnh mà chính sách đẩy mạnh phân cấp, phân quyền gắn với việc tăng cường, đẩy mạnh các hoạt động thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, giám sát của các cơ quan chức năng trong lĩnh vực đầu tư công. Để đảm bảo làm tốt điều này, cần lưu ý mấy điểm chính:

Phải đảm bảo được yếu tố “con người”, nguồn nhân lực chất lượng cao như trình bày tại mục 1 nêu trên;

Tăng cường tối đa vai trò, trách nhiệm của các Ban, Tổ, Đơn vị trong khâu rà soát hồ sơ trước khi trình cấp có thẩm quyền ký, khâu thẩm định trước khi phê duyệt các hồ sơ, cố gắng đảm bảo kỹ lưỡng, tính độc lập, khách quan tối đa để check chéo cho nhau mới hạn chế các sai sót, hoặc kịp thời phát hiện các sai sót để chỉnh sửa, nâng cao chất lượng hồ sơ thủ tục.

Hồ sơ triển khai đến đâu, hoàn thiện đóng lại đến đó, không được để nợ đọng trong hồ sơ thủ tục vì nếu để nợ đọng sẽ không nhớ để hoàn thiện, đi vào quên lãng và khi phát hiện ra quay lại hoàn thiện thì không kịp xoay xở, không đảm bảo chất lượng hồ sơ thậm chí không thể khắc phục được (ví dụ hồ sơ thiếu 1 vài chữ ký nhưng 1 số cán bộ ký tá hồ sơ nghỉ việc chuyển công tác xa, hay các doanh nghiệp liên quan không còn tồn tại/hoạt động nữa,…), vấn đề này cũng cần chú ý do trên thực tế rất thường xảy ra.

Bắt buộc phải quản lý, kiểm soát quá trình, công việc theo bảng timeline được thiết kế sẵn với đầy đủ tiến trình thủ tục, các thông tin tối thiểu cần thiết, trong đó thể hiện đầy đủ bức tranh chi tiết về quy trình các bước, danh mục từng thủ tục thực hiện dù nhỏ nhất, đơn vị chủ trì đơn vị phối hợp, ngày tháng số văn bản ban hành, ghi chú đầy đủ các vấn đề tồn đọng hoặc các vấn đề vướng mắc cần xử lý, để theo dõi hoàn thiện thủ tục, hồ sơ kịp thời hoặc ghi chú lại các cơ sở, căn cứ ra quyết định xử lý tình huống để sử dụng giải trình sau này khi cần,…

Nếu có điều kiện và thận trọng hơn nữa thì nên thuê một đơn vị/hoặc chuyên gia độc lập, có năng lực kinh nghiệm chuyên môn phù hợp nhất để rà soát, kiểm tra, chỉ ra, tư vấn hoàn thiện hồ sơ thủ tục đảm bảo chặt chẽ, hoàn hảo nhất có thể trước khi đóng lại toàn bộ hồ sơ dự án, sẵn sàng phục vụ cho thanh tra, kiểm toán sau này,…

9. Tuân thủ việc đăng tải thông tin, cập nhật dữ liệu lên hệ thống, công khai tài chính và chế độ báo cáo đầy đủ theo đúng quy định:

Phải tuân thủ quy định về đăng tải thông tin trong đấu thầu: Bạn cần phải chú ý đăng tải các thông tin trong đấu thầu của dự án, của từng gói thầu lên trang web https://Muasamcong.mpi.gov.vn một cách đầy đủ, đúng thời hạn quy định của Luật Đấu thầu, cập nhật mới nhất là theo Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư có hiệu lực từ ngày 15/9/2022, các thông tin đăng tải bao gồm: các thông tin về dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu; Thông báo mời quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, E-TBMQT, E-TBMST; Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMQT, E-HSMST; Danh sách ngắn; Thông báo mời thầu, E-TBMT; Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu, E-HSMT; Hủy, gia hạn, sửa đổi thông tin đã đăng tải; Kết quả lựa chọn nhà thầu. Các bạn cũng đặc biệt lưu ý việc đăng tải đúng thời hạn vì nếu không đăng tải hoặc đăng tải chậm sẽ bị phạt rất nặng theo quy định tại Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư có hiệu lực từ 01/01/2022 (nhấn mạnh thêm chỗ này vì trên thực tế rất nhiều bạn quên hoặc không đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu các gói chỉ định thầu tư vấn thuộc dự án,…).

Ngoài ra bạn phải cập nhật đầy đủ, thường xuyên, kịp thời các thông tin, dữ liệu về đầu tư công lên hệ thống đầu tư công của quốc gia tại trang https://dautucong.mpi.gov.vn, cụ thể quy định tại Điều 51 Nghị định 40/2020/NĐ-CP ngày 06/4/2020.

Đồng thời phải thực hiện công khai đầy đủ nội dung, số liệu; đúng hình thức quy định; đảm bảo kịp thời các thông tin, số liệu về đầu tư công đối với từng gói thầu, dự án theo quy định tại Thông tư số 10/2005/TT-BTC ngày 02/02/2005 của Bộ Tài chính và các văn bản khác có liên quan. Nội dung này trên thực tế cũng rất nhiều bạn không làm hoặc không thực hiện đầy đủ quy định.

Cuối cùng chú ý tuân thủ đầy đủ, kịp thời chế độ báo cáo trong đầu tư công theo đúng quy định của Luật Đầu tư công 2019 và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Tham khảo thêm bài viết khác có liên quan dưới đây (Click vào để đọc chi tiết):

– Quy trình, thủ tục triển khai thực hiện dự án ứng dụng CNTT.

– Tổng hợp, hệ thống hóa các văn bản QPPL trong triển khai dự án ứng dụng CNTT. 

Lời khuyên hữu ích khác:

– Nhấn “like” và tham gia “theo dõi” fanpage theo đường link sau trên facebook để được thông báo cập nhật ngay lập tức các bài viết chia sẻ mới nhất: https://www.facebook.com/profile.php?id=100090478479853

– Nhấn tham gia nhóm “Đấu thầu mua sắm” trên facebook theo đường link sau để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, trao đổi, thảo luận các vấn đề mong muốn một cách kịp thời nhất: https://www.facebook.com/groups/559578899463767

Tác giả: Dauthaumuasam.vn