Quy trình, thủ tục triển khai dự án ứng dụng công nghệ thông tin

Để giúp các bạn nhất là các bạn mới bước vào nghề nắm rõ quy trình thủ tục triển khai thực hiện một dự án đầu tư công về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trải qua những bước như thế nào, Dauthaumuasam.vn sẽ giúp các bạn hiểu rõ thêm qua bài viết dưới đây:

Trước hết cần hiểu rõ thế nào là dự án ứng dụng CNTT:

Theo quy định tại khoản 5, điều 3, Nghị định số 73/2019/NĐ-CP thì “Dự án ứng dụng công nghệ thông tin là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến việc nghiên cứu, bỏ vốn để mua sắm, thuê dịch vụ công nghệ thông tin, thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, cơ sở dữ liệu để phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hiệu quả vận hành trong một thời hạn nhất định. Ở giai đoạn chuẩn bị, dự án ứng dụng công nghệ thông tin được thể hiện thông qua báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo đề xuất chủ trương, báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật”.

Quy trình các bước thực hiện dự án ứng dụng CNTT: 05 bước thực hiện chính bao gồm:

1. Xây dựng, phê duyệt Kế hoạch đầu tư công trung hạn: Bước này bao gồm các công đoạn làm quy hoạch, duyệt chủ trương đầu tư các dự án, bố trí nguồn vốn,… Chi tiết nội dung, thủ tục, thẩm quyền phê duyệt thực hiện theo quy định của Luật Đầu tư công 2019 và Nghị định số 40/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đầu tư công.

2. Xây dựng, phê duyệt Kế hoạch đầu tư công hàng năm: Trên cơ sở kế hoạch đầu tư công trung hạn đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, các đơn vị triển khai xây dựng, trình phê duyệt kế hoạch đầu tư công để triển khai thực hiện hàng năm. Chi tiết nội dung, thủ tục, thẩm quyền phê duyệt thực hiện theo quy định của Luật Đầu tư công 2019 và Nghị định số 40/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đầu tư công.

3. Chuẩn bị đầu tư: Gồm các công việc chính sau:

– Lập, trình, thẩm định, phê duyệt dự toán, Kế hoạch lựa chọn nhà thầu giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

– Lập, trình, thẩm định, phê duyệt Chủ trương đầu tư dự án: Thuê tư vấn hoặc tự tổ chức thực hiện nếu đảm bảo năng lực theo quy định. Nội dung chi tiết của Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư công năm 2019. Công việc này thực hiện song song với bước 1 để đảm bảo điều kiện thủ tục phê duyệt kế hoạch đầu tư công trung hạn.

– Lập, trình, thẩm định, phê duyệt Quyết định đầu tư dự án: Thuê tư vấn hoặc tự tổ chức thực hiện khảo sát, lập Báo cáo nghiên cứu khả thi nếu đảm bảo năng lực theo quy định. Nội dung chi tiết của Báo cáo khảo sát và Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án theo quy định tại Luật Đầu tư công 2019 và Nghị định số 73/2019/NĐ-CP. Ở bước này lưu ý sẽ phải thực hiện các bước thủ tục chính như:

+ Lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng tư vấn. Nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

+ Lập, phê duyệt nhiệm vụ khảo sát, phương án khảo sát.

+ Nghiệm thu Báo cáo kết quả khảo sát.

+ Lập, hoàn thiện Báo cáo nghiên cứu khả thi.

+ Thẩm duyệt thiết kế PCCC theo Luật PCCC (đối với trường hợp dự án có hạng mục PCCC).

+ Lấy ý kiến thẩm định chuyên môn về thiết kế cơ sở của các cơ quan chuyên môn về CNTT theo quy định tại  Nghị định số 73/2019/NĐ-CP trước khi phê duyệt quyết định đầu tư.

+ Trình, thẩm định, phê duyệt quyết định đầu tư dự án.

4. Thực hiện đầu tư: Gồm các công việc chính sau:

– Thành lập Ban QLDA/hoặc thuê Tư vấn QLDA: Thuê tư vấn hoặc tự tổ chức thực hiện nếu đảm bảo năng lực theo quy định.

– Lập, trình, thẩm định, phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu giai đoạn thực hiện đầu tư.

– Lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng thuê tư vấn lập Thiết kế thi công – tổng dự toán: Thuê tư vấn hoặc tự tổ chức thực hiện nếu đảm bảo năng lực theo quy định. Trường hợp đi thuê tư vấn nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

– Lựa chọn nhà thầu, ký Hợp đồng thuê tư vấn thẩm định giá. Nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

– Lựa chọn nhà thầu, ký Hợp đồng thuê tư vấn thẩm tra thiết kế thi công – tổng dự toán. Nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

– Trình, thẩm định, phê duyệt Thiết kế thi công – tổng dự toán.

– Lựa chọn nhà thầu, ký Hợp đồng thuê Tư vấn đấu thầu, tổ chức đấu thầu gói thầu cung cấp, lắp đặt thiết bị thuộc dự án. Nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

– Lựa chọn nhà thầu, ký Hợp đồng cung cấp, lắp đặt trang thiết bị thuộc dự án. Nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

– Lựa chọn nhà thầu, ký Hợp đồng thuê tư vấn giám sát thi công lắp đặt, cài đặt thiết bị dự án. Nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

5. Kết thúc đầu tư: Gồm các công việc chính sau:

– Lựa chọn nhà thầu, ký Hợp đồng thuê tư vấn kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành (nếu thấy cần). Nếu quy mô gói thầu trong hạn mức chỉ định thầu thì áp dụng trình tự các bước TẠI ĐÂY, nếu quy mô gói thầu phải đấu thầu thì áp dụng trình tự các bước thủ tục TẠI ĐÂY.

– Lập, trình, thẩm định, phê duyệt Quyết toán dự án hoàn thành.

– Thực hiện bảo hành, bảo trì công trình (lưu ý thêm các Chủ đầu tư đối với dự án ứng dụng CNTT thì sau khi hết thời hạn bảo hành theo hợp đồng, thì Chủ đầu tư phải bố trí kinh phí và thực hiện mua dịch vụ bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật cho các thiết bị, phần mềm CNTT để đảm bảo việc vận hành của hệ thống thông tin được an toàn, thông suốt. Lý do cụ thể tại sao bắt buộc phải mua dịch vụ bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật cho hệ thống CNTT có thểm xem chi tiết TẠI ĐÂY).

Trong suốt quá trình triển khai thực hiện dự án đầu tư phải triển khai thực hiện song song các thủ tục theo quy định như: Các chế độ báo cáo đầu tư định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng; công khai tài chính trong đầu tư; cập nhật cơ sở dữ liệu về đầu tư công; công tác giám sát đánh giá đầu tư,… Hệ thống văn bản pháp lý quy định các công việc này cũng như toàn bộ hành lang pháp lý cho triển khai toàn bộ dự án ứng dụng CNTT đã được đăng tải trên website Dauthaumuasam.vn, có thể xem lại TẠI ĐÂY. 

Ngoài ra, tùy theo tính chất cụ thể của mỗi dự án mà có thể có thêm những thủ tục khác liên quan theo quy định của pháp luật hiện hành (chẳng hạn nếu dự án có yếu tố PCCC thì phải có thểm thủ tục thẩm duyệt, nghiệm thu của cơ quan chức năng PCCC; dự án có yếu tố an toàn thông tin thì phải có thủ tục đảm bảo an toàn thông tin theo cấp độ quy định tại Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT,…).

Toàn bộ quy trình, trình tự thủ tục chi tiết đến từng thủ tục một được tổng hợp trong “Bảng timeline quản lý triển khai dự án ứng dụng CNTT”. Theo kinh nghiệm triển khai nhiều dự án ứng dụng CNTT trong hàng chục năm qua thì việc triển khai thực hiện dự án nếu muốn đạt hiệu quả cao về năng lực quản lý dự án, kiểm soát tốt tiến độ dự án, đặc biệt là khả năng hoàn chỉnh hồ sơ, thủ tục dự án ở mức tốt nhất, chắc chắn không thể thiểu được “Bảng timeline quản lý triển khai dự án ứng dụng CNTT” – đây là một công cụ quản lý dự án quan trọng, thực sự hiệu quả trên thực tế. Nó vừa giúp cho việc hệ thống hóa bao quát được toàn bộ dự án cần phải làm những thủ tục gì, từ đó tránh thiếu sót về thủ tục pháp lý theo quy định, thông qua đó giúp cho cán bộ QLDA (và cả cán bộ Lãnh đạo đơn vị) kiểm soát tốt được tiến trình, tiến độ triển khai dự án, biết rõ được vướng ở đâu để gỡ và kiểm soát, bám sát để hoàn chỉnh, đóng lại các tồn tại, nợ đọng, để hoàn chỉnh hồ sơ một cách hoàn hảo nhất …

Xem và tải file mẫu “Bảng quy trình thủ tục chi tiết về quản lý, triển khai thực hiện dự án ứng dụng CNTT” theo đường link sau:

(Nếu tại khu vực đường link trên xuất hiện thông báo “Nội dung này đã bị khóa” có nghĩa là bạn chưa có Tài khoản thích hợp (nội dung này chỉ áp dụng đối với TK VIP2) để xem/tải được nội dung này, khi đó bạn cần phải nhấn vào “Register” ở phía dưới của ô thông báo trên để đăng ký Tài khoản thích hợp -> sau khi được cấp và kích hoạt Tài khoản, bạn đăng nhập bằng tài khoản của mình để sử dụng các tiện ích, cũng như tải các tài liệu theo nhu cầu của mình,…).

Tham khảo thêm các bài viết liên quan:

– Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật mới nhất trong triển khai dự án ứng dụng CNTT.

– Bài học kinh nghiệm trong triển khai dự án ứng dụng CNTT.

Lời khuyên hữu ích khác:

– Nhấn “like” và tham gia “theo dõi” fanpage theo đường link sau trên facebook để được thông báo cập nhật ngay lập tức các bài viết chia sẻ mới nhất: https://www.facebook.com/profile.php?id=100090478479853

– Nhấn tham gia nhóm “Đấu thầu mua sắm” trên facebook theo đường link sau để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, trao đổi, thảo luận các vấn đề mong muốn một cách kịp thời nhất: https://www.facebook.com/groups/559578899463767

Tác giả: Dauthaumuasam.vn