Các lỗi, sai lầm đáng tiếc của Hồ sơ dự thầu khiến nhà thầu bị trượt thầu

Ngày nay các tiêu chí đánh giá đối với một nhà thầu ngày càng được quy định rõ ràng, cụ thể, minh bạch trong Luật và mẫu HSMT được ban hành, theo đó hướng tới các nhà thầu có năng lực kinh nghiệm khi tham dự thầu hầu hết đều rất dễ để vượt qua các bước đánh giá về năng lực kinh nghiệm, về kỹ thuật để từ đó chỉ còn cạnh tranh trực tiếp về giá chào giữa các nhà thầu với nhau. Có rất nhiều nhà thầu tưởng rằng HSDT của mình đã hoàn hảo, không một sai sót nào, tự tin đáp ứng toàn bộ các yêu cầu của HSMT, nhưng trên thực tế rất nhiều nhà thầu có sai sót, mắc lỗi trong quá trình làm HSDT, thậm chí có những sai sót, lỗi không thể khắc phục, cũng như không được phép bổ sung làm rõ, dẫn đến bị trượt thầu khi chưa đến bước xem xét đánh giá về giá.

Vậy cụ thể các sai sót, lỗi cơ bản mà rất nhiều Nhà thầu thường mắc phải gồm những gì ? Các bạn cùng theo dõi, ghi nhớ và tránh mắc phải các lỗi trong quá trình xây dựng HSDT như sau:

– Trường hợp người đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty con hạch toán phụ thuộc, giám đốc xí nghiệp… để thực hiện các công việc trong quá trình tham dự thầu nhưng việc tham dự thầu trên Hệ thống lại sử dụng tài khoản tham gia Hệ thống của chi nhánh, công ty con, xí nghiệp… mà không thực hiện bằng tài khoản tham gia Hệ thống của nhà thầu. Đối với trường hợp sử dụng tài khoản tham gia Hệ thống của chi nhánh hoặc các đơn vị phụ thuộc (hạch toán phụ thuộc) thì nhà thầu sẽ bị coi là không đáp ứng về tư cách hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu. Đây cũng là điểm mới nhấn mạnh tại Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT.

– Làm sai mẫu Bảo lãnh dự thầu theo quy định; Bảo đảm dự thầu được coi là không hợp lệ khi thuộc một trong các trường hợp sau đây: có giá trị thấp hơn, thời gian có hiệu lực ngắn hơn so với yêu cầu quy định tại Mục 18.2 E-CDNT, không đúng tên đơn vị thụ hưởng, không có chữ ký hợp lệ, ký trước khi Bên mời thầu phát hành E-HSMT, có kèm theo các điều kiện gây bất lợi cho Chủ đầu tư, Bên mời thầu (trong đó bao gồm việc không đáp ứng đủ các cam kết theo quy định tại  Mẫu ban hành kèm theo E-HSMT), trong đó hay gặp hơn cả là bảo lãnh không đảm bảo thời gian hiệu lực so với yêu cầu của E-HSMT; hoặc không làm cam kết bảo lãnh dự thầu đối với trường hợp bảo đảm dự thầu có giá trị dưới 10 triệu đồng… Sai sót này có thể dẫn tới trượt thầu ngay vòng đánh giá tính hợp lệ.

– Không kèm theo các tài liệu chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của bảo lãnh dự thầu (chẳng hạn hầu hết các bảo lãnh của các Ngân hàng là do các PGĐ chi nhánh ký, mà chi nhánh theo quy định lại không có tư cách pháp nhân, nhưng không có tài liệu chứng minh người ký bảo lãnh được phân cấp, ủy quyền,…).

– Hồ sơ kê khai năng lực kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt không đúng, đủ theo các thông tin chi tiết theo mẫu yêu cầu trong E-HSMT (VD thiếu 1 hoặc 1 số thông tin như: Công ty/Dự án/Chức vụ/Kinh nghiệm chuyên môn và quản lý có liên quan), kê khai thiếu số năm kinh nghiệm trong công việc tương tự,…

– Thiếu văn bằng, chứng chỉ để chứng minh năng lực kinh nghiệm của cán bộ chủ chốt theo yêu cầu của HSMT. Đặc biệt lưu ý tuyệt đối không kê khai/kèm theo các văn bằng, chứng chỉ giả mạo, “gian lận” vì nếu bị xác định là gian lận thì ngoài việc trượt thầu ra, nhà thầu còn bị xử lý cấm thầu 3-5 năm theo quy định của Luật Đấu thầu (trên thực tế đã từng có nhà thầu mặc dù đã ký Hợp đồng rồi những sau đó bị phát hiện gian lận nên vẫn bị hủy kết quả, hủy hợp đồng và bị xử lý theo quy định).

– Kê khai thiếu các thông tin, số liệu về tài chính theo yêu cầu của E-HSMT như: Số liệu tài chính kê khai không đủ 3 năm theo yêu cầu của E-HSMT,… lưu ý một số thông tin, số liệu tài chính sẽ do hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tự động đánh giá nên nếu thiếu hệ thống đánh giá không đạt thì Tổ chuyên gia không thể sửa lại kết quả là đạt cho dù có được bổ sung làm rõ, do đó các nhà thầu cần rất lưu ý chỗ này. 

– Số liệu về tài chính kê khai trong webform và trong các Báo cáo tài chính đính kèm không khớp, không thống nhất với nhau (VD số liệu về doanh thu,…).

– Nhà thầu còn nợ đọng thuế/không hoàn thành nghĩa vụ thuế, khi đó sẽ không đáp ứng yêu cầu về năng lực tài chính (chú ý hệ thống thuế điện tử có liên thông trực tiếp với hệ thống mạng đấu thầu quốc gia).

– Hợp đồng tương tự (nhất là hợp đồng, gói thầu cung cấp dịch vụ) kê khai không rõ được thời gian cung cấp bao lâu (hoặc không khớp đồng bộ giữa webform với bản scan hợp đồng kèm theo) để có cơ sở đánh giá quy mô hợp đồng quy về 1 năm,…; Hợp đồng không đáp ứng về tính chất tương tự, hàng hóa có mã HS không phù hợp yêu cầu, không đáp ứng quy mô tương tự theo yêu cầu của E-HSMT. Tương tự như vấn đề nhân sự chủ chốt, Hợp đồng tương tự cũng phải đặc biệt lưu ý tuyệt đối không kê khai/kèm theo các hợp đồng giả mạo, “gian lận” vì nếu bị xác định là gian lận thì ngoài việc trượt thầu ra, nhà thầu còn bị xử lý cấm thầu 3-5 năm theo quy định của Luật Đấu thầu (trên thực tế đã từng có nhà thầu mặc dù đã ký Hợp đồng rồi những sau đó bị phát hiện gian lận nên vẫn bị hủy kết quả, hủy hợp đồng và bị xử lý theo quy định).

– Thiếu kế hoạch hoặc biện pháp, giải pháp triển khai, cung cấp dịch vụ hoặc có nhưng không đảm bảo chi tiết, hợp lý, khả thi,…Các lỗi này trên thực tế rất hay mắc phải và do thuộc phần đánh giá về kỹ thuật nên rất dễ bị trượt mà không được bổ sung làm rõ. Đối với nội dung này các nhà thầu có thể tham khảo thêm  “Mẫu thuyết minh kế hoạch triển khai, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp dịch vụ” đã được đăng tải tại website này, xem lại TẠI ĐÂY.

– Thiếu các bản cam kết theo yêu cầu của E-HSMT (trong đó lưu ý theo quy định mới của Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT trường hợp bảo đảm dưới 10 triệu đồng phải có cam kết,…). Đối với nội dung này các nhà thầu có thể tham khảo thêm “Các mẫu cam kết nộp kèm E-HSDT theo yêu cầu của E-HSMT ban hành theo Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT“ đã được đăng tải tại website này, xem lại TẠI ĐÂY.

– Thiếu các giấy tờ, tài liệu chứng minh các yêu cầu cụ thể theo yêu cầu của E-HSMT (chẳng hạn: giấy phép nhập khẩu thiết bị chuyên ngành thuộc diện phải có theo quy định; giấy phép cung cấp dịch vụ PCCC theo quy định, giấy phép bán hàng của Nhà sản xuất, giấy phép được sử dụng công cụ dụng cụ phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ theo quy định (đối với các dịch vụ đặc thù ví dụ dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp,…),…).

– Không nêu cụ thể xuất xứ hàng hóa khi chào thầu (VD: hàng hóa không nêu xuất xứ hoặc hàng hóa để xuất xứ từ 2 nước trở lên là không đảm bảo quy định về xuất xứ cụ thể, rõ ràng,…).

– Thỏa thuận liên danh không ghi cụ thể công việc của từng thành viên liên danh theo quy định (trường hợp liên danh), chẳng hạn có những phần việc trùng nhau không rõ ràng cụ thể giữa các thành viên liên danh; hoặc khối lượng, phạm vi cung cấp của từng thành viên trong liên danh không phù hợp với tỷ lệ đã thỏa thuận thống nhất trong “thỏa thuận liên danh” nộp kèm E-HSDT,….

– Giá chào thầu không cạnh tranh, thậm chí cao hơn cả giá gói thầu được duyệt.

– Và 1 vấn đề quan trọng nữa là rất nhiều nhà thầu không nắm chắc được quy định, do đó không nhận diện được ra các tiêu chí mà Chủ đầu tư, bên mời thầu đưa vào E-HSMT vi phạm quy định, làm hạn chế nhà thầu tham gia; hoặc nhận diện được ra nhưng ngại va chạm, ngại ý kiến yêu cầu làm rõ hoặc kiến nghị tới Chủ đầu tư, bên mời thầu điều chỉnh, sửa đổi E-HSMT, từ đó vô hình chung tự tước đi quyền lợi chính đáng của mình, làm hạn hẹp dần cơ hội trúng thầu của chính mình,… Vấn đề này trên thực tế rất nhiều, các đơn vị có thể tham khảo lại bài viết “Các tiêu chí quy định trong HSMT làm hạn chế sự tham gia của nhà thầu, dẫn đến kiến nghị, khiếu nại, hủy thầu” đã được đăng tải tại website này, xem lại TẠI ĐÂY. Các quy định, hướng dẫn về làm rõ E-HSMT hoặc kiến nghị tới Chủ đầu tư, bên mời thầu xem tại đường link phía dưới bài viết này. 

– v.v…..

Kết luận: Để việc lập HSDT của mình trở lên chuyên nghiệp, chuẩn xác và đặc biệt là hoàn hảo, không một sai sót dù là nhỏ nhất, đòi hỏi các Nhà thầu ngoài việc phải có đội ngũ nhân sự, cán bộ làm công tác đấu thầu nhiều kinh nghiệm, cẩn thận, vừa bao quát lại vừa tỉ mỉ trong từng khâu, từng bước ra, thì cần rất lưu ý các vấn đề, bài học kinh nghiệm thực tiễn nêu trên và lưu ý có quy trình kiểm soát qua từng khâu, từng vòng, check chéo nhau để đảm bảo chất lượng hồ sơ tốt nhất. Thương hiệu, uy tín, năng lực của Công ty bạn phụ thuộc rất nhiều vào tính chuyên nghiệp trong khâu làm HSDT này, đặc biệt khi việc tham dự và trúng thầu qua mạng ngày càng trở lên dễ dàng hơn và nếu làm tốt hồ sơ ở các khâu thì việc còn lại của bạn chỉ là tối ưu chi phí để chào giá có tính cạnh tranh nhất, khi đó bạn sẽ là người chiến thắng. 

Tham khảo thêm các bài viết rất có ích dành cho các nhà thầu dưới đây:

– Mẫu thuyết minh kế hoạch triển khai, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp dịch vụ.

– Các tiêu chí quy định trong HSMT làm hạn chế sự tham gia của nhà thầu, dẫn đến kiến nghị, khiếu nại, hủy thầu.

– Hướng dẫn các bước nộp hồ sơ dự thầu qua mạng thành công.

– Các mẫu cam kết nộp kèm E-HSDT theo yêu cầu của E-HSMT ban hành theo Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT.

– Trường hợp nào không phải nộp bảo lãnh dự thầu khi tham dự thầu ?

– Các mốc thời gian quy định trong đấu thầu qua mạng.

– Nguyên tắc, quy định về làm rõ hồ sơ dự thầu là gì ?

– Trường hợp nhà thầu có số năm thành lập ít hơn số năm theo yêu cầu của E-HSMT về doanh thu bình quân hằng năm thì nhà thầu có bị coi là không đáp ứng tiêu chí này và bị loại hay không ?

– Khi nào nhà thầu yêu cầu bên mời thầu làm rõ hồ sơ mời thầu ?

– Khi nào đề nghị bên mời thầu, chủ đầu tư, người có thẩm quyền giải quyết kiến nghị trong đấu thầu ? quy trình thực hiện kiến nghị trong đấu thầu diễn ra như thế nào ?

Lời khuyên hữu ích khác:

– Nhấn “like” và tham gia “theo dõi” fanpage theo đường link sau trên facebook để được thông báo cập nhật ngay lập tức các bài viết chia sẻ mới nhất: https://www.facebook.com/profile.php?id=100090478479853

– Nhấn tham gia nhóm “Đấu thầu mua sắm” trên facebook theo đường link sau để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, trao đổi, thảo luận các vấn đề mong muốn một cách kịp thời nhất: https://www.facebook.com/groups/559578899463767

Tác giả: Dauthaumuasam.vn