Đấu thầu qua mạng đã và đang được đẩy mạnh thực hiện hơn bao giờ hết trên phạm vi toàn quốc và cũng là xu hướng, sự phát triển tất yếu bắt buộc do nhiều lợi ích lớn mà nó mang lại cùng với sự phát triển của chuyển đổi số quốc gia, chính phủ điện tử, tiến tới 100% đấu thầu thực hiện qua mạng trong 1 vài năm tới. Vậy làm thế nào để tham gia được đấu thầu qua mạng, nộp hồ sơ dự thầu qua mạng thành công, nhanh nhất, hiệu quả nhất, cần chú ý/tham khảo thực hiện theo các hướng dẫn, các bước sau:

1. Chuẩn bị thiết bị phần cứng, phần mềm và các điều kiện cần thiết để triển khai tham dự thầu qua mạng:

– Chuẩn bị sẵn máy tính có cấu hình càng mạnh càng tốt (tối thiểu 4Gb Ram trở lên, sử dụng Window 7 trở lên, khuyến cáo sử dụng cấu hình mạnh hơn cấu hình tối thiểu này) để nâng cao tối đa tốc độ upload/download file, có cài đặt sẵn phần mềm diệt vi rút có bản quyền.

– Có kết nối Internet ổn định, tốc độ, băng thông tốt.

– Để upload hoặc download file hoặc ký số được tốt nhất, khuyến khích sử dụng trình duyệt Microsoft Edge hoặc Chrome.

– Có cài đặt các chương trình, ứng dụng hỗ trợ hoặc nâng cấp theo yêu cầu của Mạng đấu thầu quốc gia khi chuyển đổi sang sử dụng hệ thống mới từ 16/9/2022 chẳng hạn như Plugin Agent, Java,… Chi tiết hướng dẫn tải và cài được thông báo hướng dẫn trên website của mạng đấu thầu quốc gia tại muasamcong.mpi.gov.vn.

– Phải được trang bị Chứng thư số công cộng. Cái này có thể mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trên thị trường.

– Đăng ký và được cấp tài khoản để được tham gia trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Chi tiết hướng dẫn trên website của mạng đấu thầu quốc gia tại muasamcong.mpi.gov.vn.

– Nhà thầu chủ động cập nhật thông tin về năng lực, kinh nghiệm của mình theo quy định tại khoản 1, Điều 11, Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT trên Hệ thống và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác đối với các thông tin đã kê khai trên Hệ thống. Chi tiết hướng dẫn cách nhập từng loại thông tin được đăng tải trên website của mạng đấu thầu quốc gia tại muasamcong.mpi.gov.vn.

Thông tin về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu trên Hệ thống, bao gồm:

+ Thông tin chung về nhà thầu;

+ Số liệu về báo cáo tài chính hằng năm;

+ Thông tin về các hợp đồng đã và đang thực hiện;

+ Thông tin về nhân sự chủ chốt;

+ Thông tin về máy móc, thiết bị;

+ Thông tin về uy tín của nhà thầu.

Nhà thầu cần đính kèm các văn bản, tài liệu để chứng minh tính xác thực về năng lực, kinh nghiệm, tài liệu đính kèm sẽ được lưu trữ và quản lý trên Hệ thống. Ngoài ra cần lưu ý nếu có thay đổi cần phải cập nhật thường xuyên, kịp thời vì nếu không cập nhật các số liệu thay đổi mới, có những thông tin hệ thống sẽ trích xuất từ các dữ liệu cũ đang có vào E-HSDT của nhà thầu, khi đó có thể ảnh hưởng đến kết quả tham dự thầu của các nhà thầu,…

Trường hợp nhà thầu kê khai không trung thực nhằm thu được lợi ích tài chính hoặc lợi ích khác hoặc nhằm trốn tránh bất kỳ một nghĩa vụ nào thì bị coi là gian lận theo quy định tại khoản 4 Điều 89 của Luật Đấu thầu.

– Để nộp được hồ sơ dự thầu qua mạng thành công cần phải thao tác thành thục trên hệ thống đấu thầu quốc gia, tốt nhất nên tham dự thầu thử các gói thầu thử nghiệm hoặc tham gia trải nghiệm nhiều lần để tăng kỹ năng, kinh nghiệm, thành thục các thao tác.

Đó là những thứ mà các nhà thầu cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng để đủ điều kiện tham gia đấu thầu trên môi trường mạng, tiếp theo để nộp E- HSDT qua mạng thành công các nhà thầu cần nắm chắc quy trình 04 bước, cũng như các lưu ý cơ bản dưới đây.

2. Quy trình 04 bước để thực hiện nộp hồ sơ dự thầu qua mạng thành công:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống:

Đăng nhập vào Hệ thống đấu thầu quốc gia bằng tài khoản đã được cấp, tìm đến gói thầu mà mình đang có ý định nộp hồ sơ dự thầu. Thông thường cách tìm nhanh nhất là tìm bằng số thông báo mời thầu, cần lưu số thông báo mời thầu này ngay sau khi theo dõi thông báo mời thầu trên hệ thống.

Lưu ý: Trường hợp người đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty con hạch toán phụ thuộc, giám đốc xí nghiệp… để thực hiện các công việc trong quá trình tham dự thầu thì việc tham dự thầu trên Hệ thống phải được thực hiện bằng tài khoản tham gia Hệ thống của nhà thầu mà không được sử dụng tài khoản tham gia Hệ thống của chi nhánh, công ty con, xí nghiệp… Đối với trường hợp sử dụng tài khoản tham gia Hệ thống của chi nhánh hoặc các đơn vị phụ thuộc (hạch toán phụ thuộc) thì nhà thầu sẽ bị coi là không đáp ứng về tư cách hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu.

Bước 2: Nhập dữ liệu đấu thầu lên hệ thống: Tại bước này cần lưu ý các vấn đề chính sau:

Một số lưu ý chung:

– Trước tiên nhắc lại cần đảm bảo và rà soát xem các thông tin khai báo về năng lực kinh nghiệm của nhà thầu nêu tại mục 1 đã được đầy đủ, chi tiết, cập nhật mới nhất chưa. Điều này quan trọng vì nhiều thông tin sẽ được trích xuất từ cở sở dữ liệu này để đưa vào E-HSDT của nhà thầu, do đó nếu không được cập nhật mới nhất thì ở một số tiêu chí đánh giá theo quy định hệ thống sẽ tự động đánh giá theo dữ liệu được trích xuất từ hệ thống, khi đó nhà thầu có thể bị trượt mà Tổ chuyên gia cũng không được phép đánh giá lại để thay đổi kết quả đánh giá của hệ thống (trên thực tế cũng đã từng xảy ra nhiều trường hợp như thế này rồi nên các bạn lưu ý).

– Cần nhập các thông tin đầy đủ, chi tiết, chính xác vào các biểu mẫu, webform theo đúng yêu cầu của E-HSMT, đảm bảo 100% các biểu mẫu, webform đã được nhập không bỏ sót mẫu nào. Vấn đề này trên thực tế rất nhiều nhà thầu nhập thiếu, không chi tiết hoặc không chính xác đồng bộ, nhất quán các dữ liệu với nhau.

– Nhà thầu phải nghiên cứu kỹ lưỡng E-HSMT đối với gói thầu mà nhà thầu quan tâm để chuẩn bị E-HSDT cho phù hợp với yêu cầu của E-HSMT. Trường hợp phát hiện E-HSMT có các nội dung không rõ ràng, gây khó khăn cho nhà thầu trong việc chuẩn bị E-HSDT thì nhà thầu phải yêu cầu bên mời thầu làm rõ E-HSMT để chủ đầu tư, bên mời thầu sửa đổi, bổ sung các tài liệu này cho phù hợp.

– Nhà thầu có trách nhiệm theo dõi, cập nhật các thông tin trên Hệ thống đối với gói thầu mà nhà thầu quan tâm hoặc tham dự. Trường hợp xảy ra các sai sót do không theo dõi, cập nhật thông tin trên Hệ thống dẫn đến bất lợi cho nhà thầu trong quá trình tham dự thầu bao gồm: thay đổi, sửa đổi về E-HSMT, thời gian nộp E-HSDT, thời gian làm rõ E-HSDT, thời gian thương thảo hợp đồng và các nội dung khác thì nhà thầu phải tự chịu trách nhiệm và chịu bất lợi trong quá trình tham dự thầu.

– Trong quá trình nhập các dữ liệu lên webform, nên lưu ý thường xuyên nhấn nút “Lưu” để lưu lại các thông tin đã nhập. Tại bước hoàn thành nhập các đơn giá (để cấu thành lên giá dự thầu) nếu hệ thống đòi hỏi phải xác thực mật khẩu (đôi khi nhiều lần), hãy thực hiện xác thực mật khẩu ở bước này.

Một số vấn đề lưu ý chi tiết khác:

–  Thông tin về tính hợp lệ của E-HSDT:

+ Đối với nội dung về bảo đảm dự thầu, nhà thầu kê khai thông tin và đính kèm bản scan bảo đảm dự thầu;

+ Đối với các nội dung còn lại, nhà thầu chỉ kê khai thông tin trên webform mà không cần đính kèm bản scan các văn bản, tài liệu liên quan.

– Thông tin về năng lực, kinh nghiệm:

+ Đối với hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất: nhà thầu kê khai và đính kèm file tài liệu liên quan để chứng minh thông tin đã kê khai;

+ Đối với yêu cầu về nguồn lực tài chính: nhà thầu kê khai thông tin; trường hợp nhà thầu sử dụng cam kết cung cấp tín dụng để chứng minh nguồn lực tài chính, ngoài việc phải kê khai thông tin, nhà thầu đính kèm bản scan cam kết cung cấp tín dụng;

+ Đối với doanh thu hằng năm, giá trị tài sản ròng: kể từ năm 2021 trở đi, Hệ thống tự động trích xuất số liệu về báo cáo tài chính từ Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống thuế điện tử vào hồ sơ năng lực của nhà thầu;

+ Đối với các nội dung khác: nhà thầu kê khai trên webform mà không cần đính kèm bản scan các văn bản, tài liệu liên quan;

+ Đối với số liệu về báo cáo tài chính kể từ năm 2021 trở đi, trường hợp nhà thầu phát hiện Hệ thống chưa cập nhật số liệu so với Hệ thống thuế điện tử của các năm từ năm 2021 trở đi thì nhà thầu sửa đổi thông tin cho phù hợp với số liệu đã báo cáo với cơ quan thuế; trường hợp số liệu mà nhà thầu cập nhật, sửa đổi trên Hệ thống không thống nhất với số liệu trên Hệ thống thuế điện tử dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu thì nhà thầu bị coi là gian lận, vi phạm khoản 4 Điều 89 của Luật Đấu thầu.

– Thông tin về đề xuất kỹ thuật:

Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật các nhà thầu phải rà soát thật chi tiết, tỉ mỉ từng yêu cầu kỹ thuật đã kê khai, nhập trong E-HSDT của mình so với từng yêu cầu của E-HSMT xem đã khớp, đáp ứng đầy đủ chưa, giải pháp, biện pháp, kế hoạch cung cấp có khả thi, hợp lý hay không, vì chỉ cần 1 sai sót, sai khác hoặc thiếu sót nhỏ có thể dẫn đến trượt thầu do bước này việc làm rõ sẽ bị giới hạn, hạn chế đi rất nhiều so với bước đánh giá tính hợp lệ, năng lực kinh nghiệm (Ví dụ gói thầu gồm 100 mục hàng hóa, thiết bị lớn nhỏ khác nhau, trong đó có 1 đầu mục hàng hóa là Laptop, trong số hàng chục yêu cầu kỹ thuật của Laptop nêu trong E-HSMT, có 1 yêu cầu chi tiết nhỏ là Ram 512, E-HSDT chào Ram 256, chỉ cần 1 chi tiết nhỏ này lơ là sai khác thôi cho dù 99 mục còn lại đúng hết thì nhà thầu có thể bị đánh trượt ở chỗ này, do đó cần hết sức lưu ý). 

– Đối với nhập biểu mẫu đề xuất tài chính, webform trên hệ thống mặc định là đơn giá đã bao gồm thuế, do đó cần chú ý nhập đơn giá sau thuế.

Bước 3: Tải và đính kèm các file tài liệu liên quan lên hệ thống:

– Sau khi đã hoàn thành nhập các thông tin vào các webform tại bước 2 thì tiến hành Upload các file tài liệu theo đúng yêu cầu của E-HSMT, chẳng hạn như Bảo lãnh dự thầu, Hợp đồng tương tự, đề xuất kỹ thuật, các file tài liệu đính kèm để chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu (nếu có) theo đúng yêu cầu của E-HSMT.

– Phải đảm bảo tuân thủ quy định về định dạng tệp tin (file) đăng tải lên hệ thống quy định tại khoản 1, điều 5, Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT, cụ thể:

Tệp tin (file) đăng tải lên Hệ thống phải bảo đảm:

+ Các file mở, đọc được bằng các phần mềm thông dụng như: các phần mềm đọc, soạn thảo văn bản MS Office hoặc Open Office; các phần mềm đọc file PDF; các phần mềm thiết kế thông dụng như AutoCad, Photoshop; phần mềm đọc file ảnh tích hợp sẵn trên Hệ điều hành Windows. Các file sử dụng phông chữ thuộc bảng mã Unicode;

+ Các file nén mở được bằng các phần mềm giải nén thông dụng như phần mềm giải nén ZIP tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows hoặc phần mềm giải nén Rar hoặc 7Zip. Trường hợp sử dụng file nén, các file sau khi giải nén phải có định dạng quy định tại điểm a khoản này;

+ Không bị nhiễm virus, không bị lỗi, hỏng và không thiết lập mật khẩu.

(Trường hợp file đính kèm trong E-HSDT, E-HSQT, E-HSDST không đáp ứng quy định nêu trên dẫn đến không thể mở hoặc không đọc được thì các file này không được xem xét, đánh giá).

Bước này cần lưu ý kiểm tra, rà soát thật kỹ các file tài liệu đăng tải lên hệ thống để tránh nhầm lẫn file, thiếu sót file và đặc biệt là phải đảm bảo thông tin, dữ liệu đồng bộ, nhất quán giữa thông tin kê khai trên webform và tài liệu đính kèm (cái này trên thực tế rất nhiều bạn mắc phải nhất là khâu kê khai các thông tin về hợp đồng tương tự, doanh thu bình quân,…).

Ngoài ra một lưu ý nữa là đối với các tài liệu đính kèm mà có tính tuân thủ theo mẫu (chẳng hạn như bảo lãnh dự thầu của ngân hàng,…) thì phải tuyệt đối tuân thủ đúng mẫu quy định, vì nếu sai mẫu, thiếu nội dung,… có thể bị loại luôn ở vòng đánh giá tính hợp lệ. Việc này trên thực tế cũng có nhiều nhà thầu bị loại luôn ở vòng đầu do bảo lãnh dự thầu không đúng mẫu hoặc cố tình đưa vào các điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu,…

Bước 4: Nộp E-HSDT:

Sau khi đã hoàn tất bước 3, cần bắt buộc phải thực hiện vào kiểm tra lại 1 lần nữa toàn bộ các dữ liệu đã nhập, khai báo đối với các biểu mẫu, webform và danh mục, nội dung các file tài liệu đính kèm đã upload lên hệ thống (chú ý nên mở file ra kiểm tra tránh đính kèm nhầm file vì trên thực tế cũng đã có nhiều đơn vị mắc lỗi chỗ này); sau khi đã rà soát xong để chắc chắn E-HSDT của mình được hoàn hảo, rất cần thiết nên rà soát, đối soát lại toàn bộ E-HSDT của mình đã làm với danh mục thống kê các lỗi, sai lầm đáng tiếc mà các nhà thầu thường mắc phải dẫn đến trượt thầu đã được dauthaumuasam.vn đăng tải trên trang web https://dauthaumuasam.vn, có thể xem lại chi tiết TẠI ĐÂY. Tốt nhất nên kiểm soát việc này qua 2 vòng, vòng 1 là cán bộ trực tiếp thao tác, vòng 2 là do cán bộ quản lý (hoặc đồng nghiệp khác check chéo cho nhau) kiểm tra lại để đảm bảo kỹ lưỡng, tránh sai, nhầm, sót hoặc thông tin nhập không chi tiết, rõ ràng, nhất quán…

Sau khi đã đảm bảo chắc chắn rằng toàn bộ E-HSDT (các webform, các tài liệu đăng tải lên kèm theo) đã đầy đủ, chính xác, đồng bộ thì bấm nút nộp thầu.

Tại bước này cần lưu ý thêm một số điểm sau:

– Đối với các file upload lên hệ thống, mặc dù hệ thống cho phép tải file lên đến 300 MB, tuy nhiên hệ thống thường xuyên gặp tình trạng nghẽn mạng (hoặc lỗi), do đó để hồ sơ có thể được tải lên nhanh chóng và không bị lỗi nên giảm dung lượng file tải lên ở mức thấp nhất có thể.

– Nên tiến hành nhập dữ liệu và upload file sớm (trước thời điểm đóng thầu tối thiểu nên là 1 ngày) để tránh gần đến thời điểm đóng thầu mà không upload được file hoặc hoặc có vấn đề trục trặc phát sinh mà không kịp thời gian để xoay xở, xử lý (trên thực tế đã có rất nhiều trường hợp xảy ra).

– Chỉ nộp thầu thành công khi có thông báo hiển thị của hệ thống. Mặc dù có thể đã có thông báo hiển thị nộp thầu thành công của hệ thống nhưng để cẩn thận, chắc chắn nhất, cần vào kiểm tra lại lần nữa vì trên thực tế cũng đã có trường hợp thực hiện toàn bộ các thao tác xong nhưng sau thời điểm đóng/mở thầu Nhà thầu mới giật mình biết việc nộp thầu của mình không thành công.

Tham khảo các bài viết liên quan khác rất có ích dành cho các nhà thầu dưới đây (click vào đường link để đọc):

– Các mẫu cam kết nộp kèm E-HSDT theo yêu cầu của E-HSMT ban hành theo Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT.

– Các lỗi, sai lầm đáng tiếc của Hồ sơ dự thầu khiến nhà thầu bị trượt thầu (nhà thầu cần lưu ý để tăng cơ hội trúng thầu).

– Trường hợp nào không phải nộp bảo lãnh dự thầu khi tham dự thầu ?

– Các mốc thời gian quy định trong đấu thầu qua mạng.

– Nguyên tắc, quy định về làm rõ hồ sơ dự thầu là gì ?

– Trường hợp nhà thầu có số năm thành lập ít hơn số năm theo yêu cầu của E-HSMT về doanh thu bình quân hằng năm thì nhà thầu có bị coi là không đáp ứng tiêu chí này và bị loại hay không ?

– Khi nào nhà thầu yêu cầu bên mời thầu làm rõ hồ sơ mời thầu ?

– Khi nào đề nghị bên mời thầu, chủ đầu tư, người có thẩm quyền giải quyết kiến nghị trong đấu thầu ? quy trình thực hiện kiến nghị trong đấu thầu diễn ra như thế nào ?

Lời khuyên hữu ích khác:

– Nhấn “like” và tham gia “theo dõi” fanpage theo đường link sau trên facebook để được thông báo cập nhật ngay lập tức các bài viết chia sẻ mới nhất: https://www.facebook.com/profile.php?id=100090478479853

– Nhấn tham gia nhóm “Đấu thầu mua sắm” trên facebook theo đường link sau để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, trao đổi, thảo luận các vấn đề mong muốn một cách kịp thời nhất: https://www.facebook.com/groups/559578899463767

Tác giả: Dauthaumuasam.vn