Đối chiếu tài liệu là một nội dung quan trọng và là một khâu không thể thiếu trong hoạt động đấu thầu. Để giúp những người làm công tác đấu thầu có cái nhìn đầy đủ, cụ thể quy định về đối chiếu tài liệu trong đấu thầu, tạo thuận lợi nhất trong triển khai thực hiện, Dauthaumuasam.vn nêu ra một số câu hỏi và giải đáp các vấn đề chính thường gặp phải trên thực tế để các bạn tham khảo như sau:
1. Khi nào thì cần đối chiếu tài liệu ?
Trong quá trình đánh giá E-HSDT, đối với các gói thầu đấu thầu qua mạng mà E-HSMT có quy định về tính hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu thì Nhà thầu xếp hạng 1 được mời vào đối chiếu tài liệu. Như vậy ở đây sẽ có những trường hợp có thể không phải đối chiếu tài liệu đối với nội dung về năng lực kinh nghiệm chẳng hạn đơn cử như gói thầu chào hàng cạnh tranh qua mạng dịch vụ phi tư vấn do gói thầu này không yêu cầu về năng lực kinh nghiệm, cũng như nhà thầu không phải cung cấp hồ sơ tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm như nêu trong E-HSMT ban hành theo Thông tư 79/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2. Cần đối chiếu tài liệu đối với những nội dung nào ?
Phạm vi nội dung đối chiếu tài liệu, theo quy định trong E-HSMT và trong mẫu phụ lục 02A- Biên bản đối chiếu tài liệu, ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC thì nội dung đối chiếu tài liệu ở đây bao gồm: tính hợp lệ của E-HSDT và năng lực kinh nghiệm của nhà thầu, cụ thể:
Nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu phải nộp một bộ tài liệu chứng minh tính hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm cho chủ đầu tư để đối chiếu với thông tin nhà thầu kê khai trong E-HSDT, bao gồm:
a) Bản gốc bảo đảm dự thầu (đối với trường hợp sử dụng thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh bằng văn bản giấy) hoặc tiền mặt hoặc Séc bảo chi theo quy định;
b) Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu về thuế trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế của năm gần nhất phù hợp với số liệu về thuế của nhà thầu trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;
c) Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu tài chính trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh tình hình tài chính theo quy định tại Mẫu số 08 Chương IV – E-HSMT phù hợp với số liệu tài chính trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;
d) Các tài liệu chứng minh về hợp đồng tương tự mà nhà thầu kê khai, đính kèm trong E-HSDT (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, thông tin về hóa đơn theo quy định của pháp luật…); tài liệu chứng minh năng lực sản xuất (đối với trường hợp nhà thầu là nhà sản xuất);
đ) Tài liệu chứng minh khả năng huy động nhân sự chủ chốt (nếu có): bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm của nhân sự mà nhà thầu kê khai trong E-HSDT;
e) Tài liệu khác (nếu có).
Đối với mua sắm tập trung áp dụng lựa chọn nhà thầu theo khả năng cung cấp, các nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu là tổ hợp các nhà thầu xếp hạng từ thấp đến cao đảm bảo tổng số lượng hàng hóa mà các nhà thầu chào thầu không thấp hơn số lượng hàng hóa nêu trong E-HSMT.
Như vậy lưu ý các nội dung đối chiếu tài liệu không gồm các nội dung về kỹ thuật; ngoài ra lưu ý đại diện nhà thầu được mời đến đối chiếu tài liệu phải có giấy giới thiệu của nhà thầu hoặc giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu.
3. Hồ sơ tài liệu đối chiếu cần bản gốc, bản chứng thực hay bản photo ?
Theo quy định hiện hành thì:
Nhà thầu phải nộp bản gốc thư bảo lãnh dự thầu, giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh (đối với trường hợp sử dụng bảo lãnh dự thầu bằng văn bản giấy) cho chủ đầu tư khi đối chiếu tài liệu.
Nhà thầu phải chuẩn bị tài liệu để đối chiếu (bản chụp được chứng thực các văn bằng, chứng chỉ có liên quan) trong quá trình đối chiếu tài liệu.
Như vậy về yêu cầu bản gốc và bản chứng thực thì trong E-HSMT mới chỉ thấy nêu yêu cầu đối với 02 loại tài liệu trên, mà không có quy định, yêu cầu cụ thể đối với các loại tài liệu khác còn lại do đó khi đối chiếu các bên tham gia xem xét quyết định trên cơ sở phù hợp với quy định hiện hành và trong mọi trường hợp Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của toàn bộ các tài liệu đã cung cấp để đối chiếu cũng như để chủ đầu tư lưu trữ.
4. Nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu nhưng không tham gia đối chiếu tài liệu, hoặc có tham gia đối chiếu nhưng không ký biên bản đối chiếu tài liệu thì bị xử lý như thế nào ?
Tại mẫu Bảo lãnh dự thầu kèm theo E-HSMT ban hành tại Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định:
Theo yêu cầu của Nhà thầu, chúng tôi, với tư cách là Bên bảo lãnh, cam kết(4) sẽ thanh toán cho Bên thụ hưởng một khoản tiền là____ [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng] khi nhận được văn bản thông báo từ Bên thụ hưởng về vi phạm của Nhà thầu trong trường hợp sau đây:
“4. Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo mời đối chiếu tài liệu hoặc đã đối chiếu tài liệu nhưng từ chối ký biên bản đối chiếu tài liệu, trừ trường hợp bất khả kháng;”
Ngoài ra, tại Điểm a Khoản 1 Điều 20 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định:
“Điều 20. Thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu, chất lượng hàng hóa đã được sử dụng
1. Trừ trường hợp nhà thầu đồng thời được xếp thứ nhất ở nhiều gói thầu hoặc do bất khả kháng, nhà thầu bị đánh giá về uy tín trong việc tham dự thầu khi thực hiện các hành vi sau:
a) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu hoặc đã đối chiếu tài liệu nhưng từ chối hoặc không ký biên bản đối chiếu tài liệu trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất khi được mời đối chiếu tài liệu”;
Mặt khác, tại Đơn dự thầu thuộc E-HSMT ban hành theo Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định về cam kết của Nhà thầu như sau:
“Trường hợp chúng tôi không nộp bản gốc bảo đảm dự thầu theo yêu cầu của Chủ đầu tư quy định tại Mục 18.5 E-CDNT; trong trường hợp giá trị bảo đảm dự thầu nhỏ hơn 50 triệu đồng, không nộp tiền mặt, Séc bảo chi, thư bảo lãnh dự thầu hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh theo quy định tại Mục 18.8 E-CDNT thì chúng tôi sẽ bị đánh giá không đảm bảo uy tín khi tham dự thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, nêu tên trên Hệ thống và tài khoản của chúng tôi sẽ bị khóa trong vòng 06 tháng kể từ ngày Chủ đầu tư công khai tên chúng tôi trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, trừ trường hợp bất khả kháng”.
5. Nhà thầu có tham gia đối chiếu tài liệu nhưng cố tình không cung cấp các tài liệu theo đúng yêu cầu của Bên mời thầu nhằm tạo điều kiện để một bên trúng thầu thì bị xử lý như thế nào ?
Theo quy định tại điểm c, khoản 3, điều 16, Luật Đấu thầu năm 2023 quy định về các hành vi bị cấm trong hoạt động đấu thầu:
“c) Nhà thầu, nhà đầu tư có năng lực, kinh nghiệm đã tham dự thầu và đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu nhưng cố ý không cung cấp tài liệu để chứng minh năng lực, kinh nghiệm khi được chủ đầu tư, bên mời thầu yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu hoặc khi được yêu cầu đối chiếu tài liệu nhằm tạo điều kiện để một bên trúng thầu.”
Tại mẫu Bảo lãnh dự thầu kèm E-HSMT ban hành theo Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định:
Theo yêu cầu của Nhà thầu, chúng tôi, với tư cách là Bên bảo lãnh, cam kết(4) sẽ thanh toán cho Bên thụ hưởng một khoản tiền là____ [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng] khi nhận được văn bản thông báo từ Bên thụ hưởng về vi phạm của Nhà thầu trong các trường hợp sau đây:
Nhà thầu có hành vi vi phạm quy định tại Điều 16 của Luật Đấu thầu hoặc vi phạm pháp luật về đấu thầu dẫn đến phải hủy thầu;
Và tại điểm b, khoản 1, điều 133, Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định:
“Điều 133. Cấm tham gia hoạt động đấu thầu
1. Thời gian cấm tham gia hoạt động đấu thầu đối với tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, bao gồm cả cá nhân thuộc chủ đầu tư, tổ chuyên gia, tổ thẩm định:
b) Cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 01 năm đến 03 năm đối với một trong các hành vi vi phạm điểm b, điểm c khoản 3; khoản 5; điểm g, i và l khoản 6; khoản 8; khoản 9 Điều 16 của Luật Đấu thầu”.
Ngoài ra, tại Điểm a Khoản 1 Điều 20 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định:
“Điều 20. Thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu, chất lượng hàng hóa đã được sử dụng
1. Trừ trường hợp nhà thầu đồng thời được xếp thứ nhất ở nhiều gói thầu hoặc do bất khả kháng, nhà thầu bị đánh giá về uy tín trong việc tham dự thầu khi thực hiện các hành vi sau:
a) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu hoặc đã đối chiếu tài liệu nhưng từ chối hoặc không ký biên bản đối chiếu tài liệu trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất khi được mời đối chiếu tài liệu”;
Một điểm đáng lưu ý nữa liên quan đến vi phạm quy định về đối chiếu tài liệu là: Đối với nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu có các hành vi quy định tại khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu với giá trị gấp 03 lần giá trị yêu cầu đối với nhà thầu khác trong thời hạn 02 năm kể từ lần cuối cùng thực hiện các hành vi quy định tại khoản 1 Điều này mà không bị xem xét, đánh giá về kỹ thuật trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
7. Mẫu văn bản kết quả đối chiếu tài liệu mới nhất quy định chỗ nào ? lấy ở đâu ?
Mẫu file văn bản kết quả đối chiếu tài liệu mới nhất sử dụng Mẫu thuộc Phụ lục kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, để công tác đấu thầu, mua sắm công tại cơ quan, đơn vị bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, thực sự yên tâm hơn, bạn có thể tham khảo thêm các bộ mẫu hồ sơ thủ tục cho nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu khác nhau (mỗi bộ mẫu bao gồm Bảng quy trình chi tiết từng bước có note các căn cứ, lưu ý quan trọng và bộ file mẫu các thủ tục thực hiện), cũng như nhiều mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công đã được tổng hợp, biên soạn theo các quy định mới nhất, điển hình như:
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đặt hàng hóa;
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp dịch vụ;
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công xây dựng công trình;
– Bộ mẫu các loại cam kết của nhà thầu nộp kèm E-HSDT theo yêu cầu của E-HSMT;
– V.V… và còn rất nhiều bộ mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác cần cho các hoạt động đấu thầu, mua sắm công xem và tải tại chuyên mục “Thư viện tài liệu, biểu mẫu“.
Công cụ tiện ích/kênh hỗ trợ hữu ích khác:
– Tham gia nhóm “Đấu thầu mua sắm” trên facebook theo đường link sau để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, trao đổi, thảo luận các vấn đề liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công một cách kịp thời nhất: https://facebook.com/group
– Nhấn “like” và tham gia “theo dõi” fanpage theo đường link sau trên facebook để được thông báo cập nhật ngay lập tức các bài viết chia sẻ, thông báo mới nhất liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công: https://facebook.com/Dauthaumuasam
Cập nhật ngày 19/9/2025
Dauthaumuasam.vn