Đối chiếu tài liệu là một nội dung quan trọng và là một khâu không thể thiếu trong hoạt động đấu thầu. Để giúp những người làm công tác đấu thầu có cái nhìn vừa cụ thể, vừa đầy đủ, toàn diện quy định về đối chiếu tài liệu trong đấu thầu, tạo thuận lợi nhất trong triển khai thực hiện, Dauthaumuasam.vn xin nêu ra một số câu hỏi và giải đáp các vấn đề chính thường gặp phải trên thực tế được nhiều bạn quan tâm để các bạn tham khảo áp dụng như sau:
1. Khi nào thì cần đối chiếu tài liệu ?
Trong quá trình đánh giá E-HSDT, đối với các gói thầu đấu thầu qua mạng mà E-HSMT có quy định về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu thì Nhà thầu xếp hạng 1 được mời vào đối chiếu tài liệu. Như vậy ở đây sẽ có những trường hợp không phải đối chiếu tài liệu chẳng hạn đơn cử như Gói thầu chào hàng cạnh tranh qua mạng gói thầu dịch vụ phi tư vấn do gói thầu này không yêu cầu quy định về năng lực kinh nghiệm trong E-HSMT theo hướng dẫn tại mẫu E-HSMT ban hành theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Có thể tham khảo thêm bài viết về Chào hàng cạnh tranh qua mạng tại đây: https://dauthaumuasam.vn/quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-chao-hang-canh-tranh-qua-mang-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/).
2. Cần đối chiếu tài liệu đối với những nội dung nào ?
Phạm vi nội dung đối chiếu tài liệu, theo quy định trong E-HSMT và trong mẫu phụ lục 02A- Biên bản đối chiếu tài liệu, ban hành kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT thì nội dung đối chiếu tài liệu ở đây bao gồm: tính hợp lệ của E-HSDT và năng lực kinh nghiệm của nhà thầu, cụ thể:
Nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu phải nộp một bộ tài liệu chứng minh tính hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm cho bên mời thầu để đối chiếu với thông tin nhà thầu kê khai trong E-HSDT, bao gồm:
a) Bản gốc bảo đảm dự thầu (đối với trường hợp sử dụng thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh bằng văn bản giấy) hoặc tiền mặt hoặc Séc bảo chi theo quy định;
b) Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu về thuế trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế của năm gần nhất phù hợp với số liệu về thuế của nhà thầu trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;
c) Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu tài chính trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh tình hình tài chính theo quy định tại Mẫu số 08 Chương IV phù hợp với số liệu tài chính trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;
d) Các tài liệu chứng minh về hợp đồng tương tự mà nhà thầu kê khai, đính kèm trong E-HSDT (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, thông tin về hóa đơn theo quy định của pháp luật…); tài liệu chứng minh năng lực sản xuất (đối với trường hợp nhà thầu là nhà sản xuất);
đ) Tài liệu chứng minh khả năng huy động nhân sự, bằng cấp, chứng chỉ của nhân sự mà nhà thầu kê khai trong E-HSDT;
e) Tài liệu khác (nếu có).
Đối với mua sắm tập trung áp dụng lựa chọn nhà thầu theo khả năng cung cấp, các nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu là tổ hợp các nhà thầu xếp hạng từ thấp đến cao đảm bảo tổng số lượng hàng hóa mà các nhà thầu chào thầu không thấp hơn số lượng hàng hóa nêu trong E-HSMT.
Như vậy các nội dung đối chiếu tài liệu không gồm các nội dung về kỹ thuật (lưu ý vấn đề này để thực hiện cho đúng tinh thần quy định vì trên thực tế đã có những trường hợp yêu cầu Nhà thầu phải cung cấp cả những tài liệu về kỹ thuật để đối chiếu); Và lưu ý đại diện nhà thầu được mời đến đối chiếu tài liệu phải có giấy giới thiệu của nhà thầu hoặc giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu.
3. Hồ sơ tài liệu đối chiếu cần bản gốc, bản chứng thực hay bản photo ?
Quy định hiện hành về vấn đề này như sau:
Phải nộp bản gốc thư bảo lãnh dự thầu, giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh (đối với trường hợp sử dụng bảo lãnh dự thầu bằng văn bản giấy) cho Bên mời thầu khi đối chiếu tài liệu.
Nhà thầu phải chuẩn bị tài liệu để đối chiếu (bản chụp được chứng thực các văn bằng, chứng chỉ có liên quan) trong quá trình đối chiếu tài liệu.
Như vậy về bản gốc và bản chứng thực thì trong E-HSMT mới chỉ thấy nêu yêu cầu đối với 02 loại tài liệu trên, do đó các tài liệu còn lại khi đối chiếu có thể chỉ cần cung cấp bản sao là có thể chấp nhận được và Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của toàn bộ các tài liệu đã cung cấp để đối chiếu cũng như để Bên mời thầu lưu trữ.
4. Nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu nhưng không tham gia đối chiếu tài liệu thì bị xử lý như thế nào ?
Tại mẫu Bảo lãnh dự thầu kèm theo E-HSMT quy định:
Theo yêu cầu của Nhà thầu, chúng tôi, với tư cách là Bên bảo lãnh, cam kết(4) sẽ thanh toán cho Bên thụ hưởng một khoản tiền là____ [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng] khi nhận được văn bản thông báo từ Bên thụ hưởng về vi phạm của Nhà thầu trong trường hợp sau đây:
“4. Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo mời đối chiếu tài liệu hoặc đã đối chiếu tài liệu nhưng từ chối ký biên bản đối chiếu tài liệu, trừ trường hợp bất khả kháng;”
Ngoài ra, tại điểm a, khoản 1, điều 18, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định:
“Điều 18. Thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu, chất lượng hàng hóa đã được sử dụng
1. Trừ trường hợp nhà thầu đồng thời được xếp thứ nhất ở nhiều gói thầu hoặc do bất khả kháng, nhà thầu bị đánh giá về uy tín trong việc tham dự thầu khi thực hiện các hành vi sau:
a) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có) trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất khi được mời vào đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có);”
5. Nhà thầu có tham gia đối chiếu tài liệu nhưng không ký biên bản đối chiếu tài liệu thì bị xử lý như thế nào ?
Tại mẫu Bảo lãnh dự thầu kèm theo E-HSMT quy định:
Theo yêu cầu của Nhà thầu, chúng tôi, với tư cách là Bên bảo lãnh, cam kết(4) sẽ thanh toán cho Bên thụ hưởng một khoản tiền là____ [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng] khi nhận được văn bản thông báo từ Bên thụ hưởng về vi phạm của Nhà thầu trong các trường hợp sau đây:
“4. Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo mời đối chiếu tài liệu hoặc đã đối chiếu tài liệu nhưng từ chối ký biên bản đối chiếu tài liệu, trừ trường hợp bất khả kháng;
6. Nhà thầu có tham gia đối chiếu tài liệu nhưng cố tình không cung cấp các tài liệu theo đúng yêu cầu của Bên mời thầu nhằm tạo điều kiện để một bên trúng thầu thì bị xử lý như thế nào ?
Theo quy định tại điểm c, khoản 3, điều 16, Luật Đấu thầu năm 2023 quy định về các hành vi bị cấm trong hoạt động đấu thầu:
“c) Nhà thầu, nhà đầu tư có năng lực, kinh nghiệm đã tham dự thầu và đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu nhưng cố ý không cung cấp tài liệu để chứng minh năng lực, kinh nghiệm khi được bên mời thầu yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu hoặc khi được yêu cầu đối chiếu tài liệu nhằm tạo điều kiện để một bên trúng thầu.”
Mặt khác tại điểm b, khoản 9, Điều 14, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định:
“9. Bảo đảm dự thầu không được hoàn trả trong các trường hợp sau đây:
b) Nhà thầu, nhà đầu tư có hành vi vi phạm quy định tại Điều 16 của Luật này hoặc vi phạm pháp luật về đấu thầu dẫn đến phải hủy thầu theo quy định tại điểm d và điểm đ khoản 1, điểm d và điểm đ khoản 2 Điều 17 của Luật này;”
Cũng tại mẫu Bảo lãnh dự thầu kèm theo E-HSMT quy định:
Theo yêu cầu của Nhà thầu, chúng tôi, với tư cách là Bên bảo lãnh, cam kết(4) sẽ thanh toán cho Bên thụ hưởng một khoản tiền là____ [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng] khi nhận được văn bản thông báo từ Bên thụ hưởng về vi phạm của Nhà thầu trong các trường hợp sau đây:
2. Nhà thầu có hành vi vi phạm quy định tại Điều 16 của Luật Đấu thầu hoặc vi phạm pháp luật về đấu thầu dẫn đến phải hủy thầu theo quy định tại điểm d và điểm đ khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu;
Và tại điểm b, khoản 1, điều 125, Luật Đấu thầu năm 2023 quy định:
“Điều 125. Xử lý vi phạm trong hoạt động đấu thầu
1. Thời gian cấm tham gia hoạt động đấu thầu đối với tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, bao gồm cả cá nhân thuộc chủ đầu tư, bên mời thầu:
b) Cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 01 năm đến 03 năm đối với một trong các hành vi vi phạm điểm b, điểm c khoản 3; khoản 5; điểm g, h, i, k, l khoản 6; khoản 8; khoản 9 Điều 16 của Luật Đấu thầu;”
Ngoài ra, tại khoản 1, điều 18, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định:
“Điều 18. Thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu, chất lượng hàng hóa đã được sử dụng
1. Trừ trường hợp nhà thầu đồng thời được xếp thứ nhất ở nhiều gói thầu hoặc do bất khả kháng, nhà thầu bị đánh giá về uy tín trong việc tham dự thầu khi thực hiện các hành vi sau:
a) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có) trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất khi được mời vào đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có);”
Một điểm đáng lưu ý nữa liên quan đến vi phạm quy định về đối chiếu tài liệu là: Đối với nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu có các hành vi quy định tại khoản 1 Điều 18 của Nghị định số 24/2024/NĐ-CP và được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu với giá trị gấp 03 lần giá trị yêu cầu nêu trên trong thời hạn 02 năm kể từ lần cuối cùng thực hiện các hành vi này. Trường hợp nhà thầu liên danh, thành viên liên danh có các hành vi quy định tại khoản 1 Điều 18 của Nghị định số 24/2024/NĐ-CP nêu trên phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu với giá trị gấp 03 lần giá trị bảo đảm dự thầu tương ứng với tỷ lệ giá trị công việc thành viên đó đảm nhận trong liên danh trong thời hạn 02 năm kể từ lần cuối cùng thực hiện hành vi này.
Trong đó tại điểm a, khoản 1, Điều 18, Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định:
“Điều 18. Thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu, chất lượng hàng hóa đã được sử dụng
1. Trừ trường hợp nhà thầu đồng thời được xếp thứ nhất ở nhiều gói thầu hoặc do bất khả kháng, nhà thầu bị đánh giá về uy tín trong việc tham dự thầu khi thực hiện các hành vi sau:
a) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có) trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất khi được mời vào đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có);”
7. Mẫu văn bản kết quả đối chiếu tài liệu mới nhất quy định chỗ nào ? lấy ở đâu ?
Mẫu file văn bản kết quả đối chiếu tài liệu mới nhất theo Mẫu Phụ lục 2A: Mẫu Kết quả đối chiếu tài liệu (đối với tất cả các gói thầu) thuộc Phụ lục kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, bạn nào quan tâm có thể tải file kèm theo phía dưới.
Như vậy tóm lại những người làm công tác đấu thầu cần lưu ý mấy vấn đề chính như sau:
Về phía các nhà thầu: Cần phải nắm được các quy định về đối chiếu tài liệu khi được mời vào đối chiếu tài liệu để tránh bị rơi vào tình huống vi phạm lớn nhất liên quan đến câu chuyện đối chiếu tài liệu mà chính bản thân nhà thầu không biết được đó là rơi vào tình huống nêu tại mục 6 nêu trên, khi đó nhà thầu có thể phải đối diện với hình thức xử lý đó là: bị tịch thu bảo lãnh dự thầu, bị cấm tham gia đấu thầu từ 1-3 năm, bị đánh giá uy tín trong tham dự thầu, những lần tham dự thầu sau đó phải nộp bảo lãnh giá trị gấp 3 lần,… những điều này không những khiến nhà thầu bị thiệt hại về kinh tế, mà còn bị ảnh hưởng lớn đến uy tín của nhà thầu mà đã mất uy tín trong làm ăn rồi thì việc thất bại trong kinh doanh không phải là khó xảy ra,…
Về phía các Chủ đầu tư, Bên mời thầu nhất là những người mới tham gia vào lĩnh vực đấu thầu mua sắm công này cần phải nắm được đối chiếu tài liệu là đối chiếu những nội dung, tài liệu gì ? nhà thầu cần phải cung cấp bản gốc, chứng thực hay phôtô khi đối chiếu ? và khi nhà thầu vi phạm trong đối chiếu tài liệu như không đến đối chiếu, không cung cấp tài liệu theo yêu cầu khi đối chiếu, không ký biên bản đối chiếu thì xử lý như thế nào,…
Ngoài chủ đề về đối chiếu tài liệu nêu trên ra, để công tác đấu thầu của đơn vị các bạn trở lên chuyên nghiệp hơn, bài bản hơn, yên tâm hơn, các bạn nên tham khảo thêm các bộ file mẫu hồ sơ thủ tục hoàn chỉnh cho từng hình thức lựa chọn nhà thầu có kèm theo bảng quy trình chi tiết các bước và nhiều mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác liên quan đến đấu thầu, mua sắm đã được tổng hợp, biên soạn, chuẩn hóa theo Luật Đấu thầu 22/2023/QH15, Nghị định 24/2024/NĐ-CP, Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT, Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT và Thông tư 07/2024/TT-BKHĐT,… gồm:
– Bộ mẫu thủ tục trình, quyết định thành lập Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định, Bản phân công nhiệm vụ, quy chế hoạt động của Tổ, thủ tục mở thầu trong trường hợp chỉ có 01 hoặc 02 nhà thầu tham dự, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/bo-mau-thu-tuc-trinh-thanh-lap-to-chuyen-gia-dau-thau-to-tham-dinh-theo-luat-dau-thau-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục và bộ hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu có giá trị <=50 triệu đồng, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/chi-tiet-trinh-tu-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-chi-dinh-thau-co-gia-tri-%e2%89%a4-50-trieu-dong-theo-luat-dau-thau-so-22/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu chỉ định thầu rút gọn và khi nào thì áp dụng chỉ định thầu rút gọn, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/chi-tiet-trinh-tu-thu-tuc-va-cac-mau-trien-khai-goi-thau-chi-dinh-thau-rut-gon-theo-luat-dau-thau-so-22/
– Bảng quy trình thủ tục và bộ hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu thuê tư vấn đấu thầu, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/bo-thu-tuc-hoan-chinh-cho-goi-thau-thue-tu-van-dau-thau-theo-luat-dau-thau-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng chỉ định thầu thông thường, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/bang-quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-chi-dinh-thau-thong-thuong-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục và bộ hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu mua sắm trực tiếp, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/quy-trinh-thu-tuc-va-bo-mau-trien-khai-goi-thau-mua-sam-truc-tiep-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng Chào hàng cạnh tranh qua mạng, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-chao-hang-canh-tranh-qua-mang-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/bang-quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-dau-thau-rong-rai-qua-mang-1-giai-doan-1-tui-ho-so-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/bang-quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-dau-thau-rong-rai-qua-mang-1-giai-doan-2-tui-ho-so-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bộ mẫu thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đặt hàng hóa theo TT06, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/mau-thuyet-minh-ke-hoach-trien-khai-giai-phap-ky-thuat-bien-phap-to-chuc-cung-cap-hang-hoa/
– Bộ mẫu thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp dịch vụ theo TT06, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/mau-thuyet-minh-ke-hoach-trien-khai-giai-phap-ky-thuat-bien-phap-to-chuc-cung-cap-dich-vu/
– Bộ mẫu thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công xây dựng theo TT06, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/mau-thuyet-minh-ke-hoach-trien-khai-giai-phap-ky-thuat-bien-phap-to-chuc-thi-cong-xay-dung-cong-trinh/
– Bộ mẫu các cam kết của nhà thầu nộp kèm E-HSDT, xem và tải tại: https://dauthaumuasam.vn/cac-mau-cam-ket-nop-kem-e-hsdt-theo-yeu-cau-cua-e-hsmt-ban-hanh-theo-thong-tu-06-2024-tt-bkhdt/
-………và rất nhiều bộ mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng, cần cho các hoạt động đấu thầu, mua sắm công xem và tải tại chuyên mục “thư viện tài liệu, biểu mẫu”: https://dauthaumuasam.vn/thu-vien-tai-lieu-bieu-mau/
Cập nhật: 08/8/2024.
Dauthaumuasam.vn