Thương thảo hợp đồng là bước quan trọng trong quá trình đấu thầu, là cơ sở pháp lý quan trọng để làm căn cứ phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Vậy cần phải lưu ý những gì ở bước thương thảo hợp đồng này hay nói một cách khác thì thương thảo hợp đồng phải đảm bảo các nguyên tắc gì ? cần thương thảo những nội dung gì ? thương thảo hợp đồng không thành công thì xử lý như thế nào ? mời nhà thầu xếp hạng thứ nhất đến thương thảo nhưng nhà thầu không chịu ký biên bản thương thảo thì xử lý như thế nào ? mẫu biên bản thương thảo hợp đồng quy định ở đâu ? hãy theo dõi bài viết chi tiết dưới đây của Dauthaumuasam.vn nhe:
Khi nào thì tiến hành thương thảo hợp đồng theo quy định ?
Tại Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 quy định:
Tại điểm d, khoản 1, Điều 43, Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 quy định đối với đấu thầu rộng rãi, hạn chế: “d) Thương thảo hợp đồng đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, cung cấp dịch vụ phi tư vấn áp dụng đấu thầu quốc tế, gói thầu hỗn hợp và gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao, trường hợp cần thiết, bên mời thầu có thể thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng thứ nhất;”
Ngoài ra tại điểm 2, khoản 2, Điều 43, Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 quy định đối với chỉ định thầu thông thường: “c) Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về đề xuất của một hoặc các nhà thầu (nếu có);”
Tại Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định:
Khoản 1, Điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định đối với gói thầu áp dụng phương thức 2 túi hồ sơ: “Trường hợp gói thầu áp dụng thương thảo hợp đồng, nhà thầu xếp hạng thứ nhất được bên mời thầu mời đến thương thảo hợp đồng.”
Khoản 1, Điều 69, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định đối với gói thầu tư vấn đấu thầu rộng rãi, hạn chế: “1. Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được bên mời thầu mời đến thương thảo hợp đồng. Việc thương thảo hợp đồng thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 43 của Nghị định này.”
Tại khoản 4, điều 73, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định đối với gói thầu tư vấn cá nhân: “4. Thương thảo hợp đồng: Bên mời thầu mời tư vấn cá nhân xếp hạng thứ nhất đến thương thảo hợp đồng theo nội dung của điều khoản tham chiếu đã được phê duyệt bao gồm nội dung về phạm vi công việc, tiến độ thực hiện công việc, yêu cầu về báo cáo công việc, chi phí tư vấn, giá hợp đồng và các nội dung cần thiết khác. Kết quả thương thảo hợp đồng được lập thành biên bản và phải được bên mời thầu và tư vấn cá nhân ký xác nhận.”
Điểm a, khoản 4, Điều 76, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định đối với gói thầu chỉ định thầu thông thường trong trường hợp chỉ có 1 nhà thầu được xác định để nhận HSYC: “Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu: a) Việc đánh giá hồ sơ đề xuất được thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ yêu cầu. Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo (nếu có), làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung nội dung hồ sơ đề xuất để chứng minh việc đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu;”
Khoản 5, Điều 77, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định đối với gói thầu chỉ định thầu thông thường trong trường hợp Chủ đầu tư gửi HSYC cho nhiều hơn 1 nhà thầu: “Thương thảo hợp đồng (nếu có): Trường hợp áp dụng thương thảo hợp đồng, bên mời thầu mời nhà thầu xếp thứ nhất đến thương thảo hợp đồng. Trong quá trình thương thảo, bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung nội dung hồ sơ đề xuất để chứng minh việc đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu. Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo.”
Điểm b, Khoản 5, Điều 80, Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định đối với mua sắm trực tiếp: “5. Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu: b) Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh việc đáp ứng yêu cầu về năng lực, tiến độ, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu.”
Như vậy các gói thầu áp dụng thương thảo (gồm cả trường hợp bắt buộc hoặc có thể thương thảo nếu cần) theo quy định hiện hành bao gồm (còn quy định cụ thể tại điều khoản nào, văn bản nào thì đã nêu chi tiết ở bên trên):
– Chỉ định thầu thông thường;
– Mua sắm trực tiếp;
– Tư vấn áp dụng đấu thầu rộng rãi, hạn chế; Tư vấn cá nhân;
– Gói thầu áp dụng phương thức 2 túi hồ sơ;
– Gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, cung cấp dịch vụ phi tư vấn áp dụng đấu thầu quốc tế, gói thầu hỗn hợp và gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao, trường hợp cần thiết, bên mời thầu có thể thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng thứ nhất.
Tài liệu Nhà thầu cung cấp cho Bên mời thầu để đối chiếu và lưu trữ khi tiến hành thương thảo hợp đồng gồm những gì ?
Phạm vi nội dung đối chiếu tài liệu, theo quy định trong E-HSMT và trong mẫu phụ lục 02A- Biên bản đối chiếu tài liệu, ban hành kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT thì nội dung đối chiếu tài liệu ở đây bao gồm: tính hợp lệ của E-HSDT và năng lực kinh nghiệm của nhà thầu, cụ thể:
Nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu phải nộp một bộ tài liệu chứng minh tính hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm cho bên mời thầu để đối chiếu với thông tin nhà thầu kê khai trong E-HSDT, bao gồm:
a) Bản gốc bảo đảm dự thầu (đối với trường hợp sử dụng thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh bằng văn bản giấy) hoặc tiền mặt hoặc Séc bảo chi theo quy định;
b) Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu về thuế trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế của năm gần nhất phù hợp với số liệu về thuế của nhà thầu trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;
c) Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu tài chính trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh tình hình tài chính theo quy định tại Mẫu số 08 Chương IV phù hợp với số liệu tài chính trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;
d) Các tài liệu chứng minh về hợp đồng tương tự mà nhà thầu kê khai, đính kèm trong E-HSDT (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, thông tin về hóa đơn theo quy định của pháp luật…); tài liệu chứng minh năng lực sản xuất (đối với trường hợp nhà thầu là nhà sản xuất);
đ) Tài liệu chứng minh khả năng huy động nhân sự, bằng cấp, chứng chỉ của nhân sự mà nhà thầu kê khai trong E-HSDT;
e) Tài liệu khác (nếu có). Xem thêm quy định, hướng dẫn cụ thể trong các mẫu E-HSMT đối với từng loại gói thầu khác nhau.
Đối với mua sắm tập trung áp dụng lựa chọn nhà thầu theo khả năng cung cấp, các nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu là tổ hợp các nhà thầu xếp hạng từ thấp đến cao đảm bảo tổng số lượng hàng hóa mà các nhà thầu chào thầu không thấp hơn số lượng hàng hóa nêu trong E-HSMT.
Nguyên tắc thương thảo hợp đồng là gì ?
Theo quy định tại khoản 3, điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP thì nguyên tắc thương thảo hợp đồng được quy định như sau:
“3. Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:
a) Không thương thảo các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;
b) Không được làm thay đổi đơn giá đã xác định tại bước đánh giá về tài chính.”
Việc thương thảo hợp đồng dựa trên các căn cứ nào ?
Theo quy định tại khoản 2, điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP thì căn cứ thương thảo hợp đồng được quy định như sau:
“2. Căn cứ thương thảo hợp đồng:
a) Báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu;
b) Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;
c) Hồ sơ mời thầu bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng và các tài liệu sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu (nếu có).”
Thương thảo thì trao đổi, thống nhất những nội dung gì ?
Theo quy định tại khoản 4, điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP thì nội dung thương thảo hợp đồng được quy định như sau:
“4. Nội dung thương thảo hợp đồng:
a) Những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
b) Các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế;
c) Nhân sự chủ chốt:
Nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất hoặc đã được thay thế một lần theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định này, trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với dự kiến trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc vì lý do bất khả kháng mà nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này, nhà thầu được thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn so với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu;
d) Các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;
đ) Các nội dung cần thiết khác.”
Thương thảo hợp đồng không thành công thì xử lý như thế nào ?
Theo quy định tại khoản 9, điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP: “Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo.”
Mời nhà thầu xếp hạng thứ nhất đến thương thảo hợp đồng nhà thầu có tham gia thương thảo nhưng không ký Biên bản thương thảo nhằm rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho Chủ đầu tư thì xử lý thế nào ?
Theo quy định tại khoản 7, điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP:
“7. Trường hợp nhà thầu tham gia thương thảo nhưng không tiến hành thương thảo theo đúng nguyên tắc và nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này hoặc đã tiến hành thương thảo nhưng không ký biên bản thương thảo hợp đồng nhằm mục đích rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho chủ đầu tư thì nhà thầu bị loại và không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.”
Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng lấy ở đâu ? áp dụng theo quy định nào ?
Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng áp dụng theo quy định mới nhất tại Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, cụ thể:
Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn áp dụng thương thảo hợp đồng theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 43 của Luật Đấu thầu) theo mẫu tại Phụ lục 2B, kèm theo file Phụ lục, kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT.
Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng (đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn) theo mẫu tại Phụ lục 2C, kèm theo file Phụ lục, kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT.
Ngoài ra để công tác đấu thầu của đơn vị các bạn tuân thủ đúng quy định và trở lên chuyên nghiệp hơn, các bạn nên tham khảo thêm các bộ file mẫu hồ sơ thủ tục hoàn chỉnh cho từng hình thức lựa chọn nhà thầu và nhiều mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác liên quan đến đấu thầu, mua sắm đã được tổng hợp, biên soạn, chuẩn hóa theo Luật Đấu thầu 22/2023/QH15, Nghị định 24/2024/NĐ-CP, Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT, Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT và Thông tư 07/2024/TT-BKHĐT để giúp cho việc triển khai công tác đấu thầu của các bạn được hoàn hảo, yên tâm nhất, cụ thể gồm:
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ: https://dauthaumuasam.vn/bang-quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-dau-thau-rong-rai-qua-mang-1-giai-doan-2-tui-ho-so-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ: https://dauthaumuasam.vn/bang-quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-dau-thau-rong-rai-qua-mang-1-giai-doan-1-tui-ho-so-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng Chào hàng cạnh tranh qua mạng: https://dauthaumuasam.vn/quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-chao-hang-canh-tranh-qua-mang-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu và khi nào thì áp dụng chỉ định thầu thông thường: https://dauthaumuasam.vn/bang-quy-trinh-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-chi-dinh-thau-thong-thuong-theo-luat-dau-thau-so-22-2023-qh15/
– Bảng quy trình thủ tục kèm bộ file mẫu hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu chỉ định thầu rút gọn và khi nào thì áp dụng chỉ định thầu rút gọn: https://dauthaumuasam.vn/chi-tiet-trinh-tu-thu-tuc-va-cac-mau-trien-khai-goi-thau-chi-dinh-thau-rut-gon-theo-luat-dau-thau-so-22/
– Bảng quy trình thủ tục và bộ hoàn chỉnh thủ tục triển khai gói thầu có giá trị <=50 triệu đồng: https://dauthaumuasam.vn/chi-tiet-trinh-tu-thu-tuc-va-bo-file-mau-trien-khai-goi-thau-chi-dinh-thau-co-gia-tri-%e2%89%a4-50-trieu-dong-theo-luat-dau-thau-so-22/
– Bộ mẫu thủ tục trình, quyết định thành lập Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định, Bản phân công nhiệm vụ, quy chế hoạt động của Tổ, thủ tục mở thầu trong trường hợp chỉ có 01 hoặc 02 nhà thầu tham dự: https://dauthaumuasam.vn/bo-mau-thu-tuc-trinh-thanh-lap-to-chuyen-gia-dau-thau-to-tham-dinh-theo-luat-dau-thau-22-2023-qh15/
– Bộ mẫu thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đặt hàng hóa theo TT06: https://dauthaumuasam.vn/mau-thuyet-minh-ke-hoach-trien-khai-giai-phap-ky-thuat-bien-phap-to-chuc-cung-cap-hang-hoa/
– Bộ mẫu thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp dịch vụ theo TT06: https://dauthaumuasam.vn/mau-thuyet-minh-ke-hoach-trien-khai-giai-phap-ky-thuat-bien-phap-to-chuc-cung-cap-dich-vu/
– Bộ mẫu thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công xây dựng theo TT06: https://dauthaumuasam.vn/mau-thuyet-minh-ke-hoach-trien-khai-giai-phap-ky-thuat-bien-phap-to-chuc-thi-cong-xay-dung-cong-trinh/
– Bộ mẫu các cam kết của nhà thầu nộp kèm E-HSDT: https://dauthaumuasam.vn/cac-mau-cam-ket-nop-kem-e-hsdt-theo-yeu-cau-cua-e-hsmt-ban-hanh-theo-thong-tu-06-2024-tt-bkhdt/
-………và nhiều bộ mẫu tài liệu quan trọng, hữu ích khác xem tại chuyên mục “thư viện tài liệu, biểu mẫu”: https://dauthaumuasam.vn/thu-vien-tai-lieu-bieu-mau/
Cập nhật: 01/9/2024
Nguyễn Minh Triết