Trên thực tế triển khai thực hiện hợp đồng, thường xuyên xảy ra phát sinh sau khi ký hợp đồng, đặc biệt là việc thay đổi chủng loại hàng hóa trong hợp đồng đã ký. Nhằm hỗ trợ tối đa cho các bạn trong quá trình triển khai thực hiện Hợp đồng về xử lý các thủ tục cho các thay đổi phát sinh này, Dauthaumuasam.vn đã biên soạn và cung cấp cho các bạn bảng quy trình thủ tục kèm theo bộ mẫu file thủ tục cần phải thực hiện trong trường hợp thay đổi chủng loại hàng hóa trong hợp đồng đã ký để các bạn có thể tham khảo vận dụng, triển khai thực hiện một cách nhanh chóng, chặt chẽ và đặc biệt là thông qua đó nắm được một cách đầy đủ, rõ ràng nhất về cơ sở pháp lý thực hiện, để từ đó cảm thấy yên tâm hơn trong công tác chuyên môn của mình, cũng như của cơ quan đơn vị mình, cụ thể:
1. Bảng trình tự thủ tục thực hiện đối với phát sinh thay đổi chủng loại hàng hóa sau khi ký hợp đồng:
| TT | CHI TIẾT TRÌNH TỰ THỦ TỤC CÁC BƯỚC THỰC HIỆN | GHI CHÚ |
| Bước 1 | Văn bản của Nhà thầu đề xuất thay đổi hàng hóa, kèm theo các tài liệu chứng minh cho lý do đề xuất thay đổi của mình.
Lưu ý: (1) Các tài liệu kèm theo để chứng minh cho các thay đổi là hồ sơ quan trọng, là sở cứ cho việc quyết định đồng ý cho thay đổi, do đó cần đảm bảo đầy đủ, chặt chẽ, và đảm bảo tối đa tính pháp lý của tài liệu. Ví dụ đối với trường hợp thiết bị CNTT theo HĐ ký là thiết bị A, Part number là B, nhưng khi Nhà thầu nhập hàng về thì hãng SX thông báo hàng hóa A này đã không còn sản xuất, phân phối trên thị trường nữa và được thay thế bằng dòng sản phẩm mới A1, có Part number là B1, khi đó các tài liệu chứng minh tối thiểu cần có là: – Văn bản của hãng SX thông báo/xác nhận về việc hàng hóa A, có P/N B đã không còn sản xuất, phân phối trên thị trường nữa và được thay thế bằng dòng sản phẩm A1, có P/N là B1, trong đó lưu ý điểm quan trọng là thời điểm diễn ra sự thay đổi này phải tối thiểu sau thời điểm đóng thầu. – Catalog của chính hãng SX mô tả về tính năng, cấu hình, thông số kỹ thuật của hàng hóa A1. – Các tài liệu khác liên quan nếu có. (2) Lưu ý thêm quy định tại khoản 27, Điều 131, NĐ24 như sau: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, trường hợp nhà thầu có đề nghị thay đổi các hàng hóa có phiên bản sản xuất, năm sản xuất mới hơn so với hàng hóa ghi trong hợp đồng thì căn cứ nhu cầu sử dụng, chủ đầu tư được chấp thuận đề xuất của nhà thầu nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây: a) Được nhà thầu thông báo bằng văn bản cho chủ đầu tư; b) Hàng hóa thay thế và hàng hóa ghi trong hợp đồng thuộc cùng hãng sản xuất và có cùng xuất xứ; c) Hàng hóa thay thế có tính năng kỹ thuật, cấu hình, thông số và các yêu cầu kỹ thuật khác tương đương hoặc tốt hơn hàng hóa ghi trong hợp đồng; d) Phù hợp với nhu cầu sử dụng; đ) Đơn giá của hàng hóa không vượt đơn giá ghi trong hợp đồng. |
Mẫu 01- Văn bản của Nhà thầu đề xuất thay đổi hàng hóa.
|
| Bước 2 | Văn bản trả lời của Chủ đầu tư về đề xuất thay đổi hàng hóa của Nhà thầu (trong đó ở đây mới chỉ nêu ra các nguyên tắc chung là các đề xuất của Nhà thầu sẽ được xem xét, trao đổi, bàn bạc cụ thể trong buổi họp với sự tham gia của đầy đủ các bên liên quan đến gói thầu/dự án nêu tại bước 3, trên cơ sở đó Chủ đầu tư mới có ý kiến cụ thể về đề xuất của nhà thầu,…). | Mẫu 02- Văn bản trả lời của Chủ đầu tư về đề xuất thay đổi hàng hóa của Nhà thầu. |
| Bước 3 | Biên bản làm việc giữa các bên liên quan để trao đổi, thảo luận, thống nhất các nội dung về đề xuất thay đổi hàng hóa của Nhà thầu.
Các bên liên quan có thể bao gồm: – Chủ đầu tư và Ban QLDA (nếu có); – Nhà thầu cung cấp hàng hóa; – Nhà thầu tư vấn thiết kế thi công-tổng dự toán (nếu có); – Nhà thầu tư vấn thẩm tra thiết kế thi công-tổng dự toán (nếu có); – Nhà thầu tư vấn giám sát (nếu có). |
Mẫu 03- Biên bản làm việc thống nhất các nội dung về thay đổi hàng hóa trong HĐ đã ký. |
| Bước 4 | (Chi tiết bước này nêu trong file tải về……….) | |
| 4.1 | ………………………………………………. | |
| 4.2 | ………………………………………………. | |
| Bước 5 | Ký Phụ lục hợp đồng bổ sung làm căn cứ pháp lý triển khai thực hiện giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu cung cấp hàng hóa. | Mẫu 04- Phụ lục Hợp đồng bổ sung. |
(Bảng quy trình thủ tục chi tiết đầy đủ xem trong file tải về).
Ghi chú: Trên đây là bảng quy trình thủ tục thực hiện đối với trường hợp phát sinh sau khi ký HĐ áp cho trường hợp cụ thể là trường hợp hàng hóa theo HĐ không còn được hãng sản xuất và phân phối trên thị trường ở thời điểm triển khai HĐ nữa, mà được hãng thay thế bằng một dòng sản phẩm khác (phiên bản mới hơn,…). Các đơn vị có thể tham khảo, vận dụng cho các trường hợp của đơn vị mình đảm bảo vừa tuân thủ quy định vừa phù hợp nhất với điều kiện, hoàn cảnh, tình huống của đơn vị mình.
2. Bộ file mẫu các thủ tục triển khai thực hiện các phát sinh thay đổi như nêu tại mục 1, giúp cho các bạn chỉ việc tham khảo, vận dụng ngay vào triển khai công việc một cách nhanh chóng, bài bản và chặt chẽ, chi tiết tải tại đường link dưới đây:
Nội dung này đã bị khóa !
Bạn cần đăng nhập bằng tài khoản thích hợp để mở khóa nội dung.
Nếu tại đây không hiển thị đường link để bạn tải tài liệu, có nghĩa là bạn chưa có tài khoản thích hợp để tải (tài khoản VIP2), khi đó bạn cần đăng ký TK VIP2 theo hướng dẫn dưới đây.
Hướng dẫn đăng ký mới tài khoản VIP2 hoặc nâng cấp tài khoản từ miễn phí lên VIP2 hoặc gia hạn tài khoản VIP2 đã hết hạn xem tại Phần II, mục “Hướng dẫn đăng ký, sử dụng” tại đường link sau đây: https://dauthaumuasam.vn/huong-dan-su-dung-tien-ich-cua-website/
Ngoài ra, để công tác đấu thầu, mua sắm công tại cơ quan, đơn vị bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, thực sự yên tâm hơn, bạn có thể tham khảo thêm các bộ mẫu hồ sơ thủ tục cho nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu khác nhau (mỗi bộ mẫu bao gồm Bảng quy trình chi tiết từng bước có note các căn cứ, lưu ý quan trọng và bộ file mẫu các thủ tục thực hiện), cũng như nhiều mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công đã được tổng hợp, biên soạn theo các quy định mới nhất, điển hình như:
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đặt hàng hóa;
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp dịch vụ;
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công xây dựng công trình;
– Bộ mẫu các loại cam kết của nhà thầu nộp kèm E-HSDT theo yêu cầu của E-HSMT;
– V.V… và còn rất nhiều bộ mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác cần cho các hoạt động đấu thầu, mua sắm công xem và tải tại chuyên mục “Thư viện tài liệu, biểu mẫu“.
Công cụ tiện ích/kênh hỗ trợ hữu ích khác:
– Tham gia nhóm “Đấu thầu mua sắm” trên facebook theo đường link sau để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, trao đổi, thảo luận các vấn đề liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công một cách kịp thời nhất: https://facebook.com/group
– Nhấn “like” và tham gia “theo dõi” fanpage theo đường link sau trên facebook để được thông báo cập nhật ngay lập tức các bài viết chia sẻ, thông báo mới nhất liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công: https://facebook.com/Dauthaumuasam
Dauthaumuasam.vn