Hồ sơ báo giá là một trong những căn cứ quan trọng để xây dựng dự toán, giá gói thầu trong hoạt động đấu thầu, mua sắm công, là bước đặc biệt quan trọng trong quá trình triển khai các thủ tục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công, nhất là trong bối cảnh chủ trương đẩy mạnh phân cấp, phân quyền, cũng như giao quyền tự quyết, tự chịu trách nhiệm trong hoạt động đấu thầu được đẩy mạnh hơn bao giờ hết (nhất là các đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ nhóm 1, nhóm 2, hay các doanh nghiệp nhà nước qua lần sửa đổi, bổ sung Luật Đấu thầu tại Luật số 90/2025/QH15 vừa qua) đi kèm theo nó là chế tài tăng cường khâu hậu kiểm, thanh tra, kiểm tra. Do đó các cơ quan, đơn vị cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề để tránh gặp phải các lỗi cơ bản khi thực hiện lấy báo giá, kiểm soát báo giá hay áp dụng báo giá vào xây dựng dự toán, giá gói thầu. Cụ thể các vấn đề quan trọng xung quanh báo giá cần phải biết và lưu ý thực hiện như:
1. Các quy định quan trọng về báo giá như: Số lượng báo giá, nguyên tắc xác định giá dự toán/giá gói thầu dựa trên các báo giá thu thập được, phương thức thu thập báo giá hay có bắt buộc phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia không ?
1.1. Báo giá đối với hàng hóa, dịch vụ thông thường:
Tại điểm d, khoản 2, điều 18, Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định về căn cứ xác định giá gói thầu như sau: Tối thiểu 01 báo giá của hàng hóa, dịch vụ; khuyến khích thu thập nhiều hơn 01 báo giá; trường hợp có nhiều hơn 01 báo giá thì được lấy giá trung bình của các báo giá.
Chủ đầu tư được đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc tổ chức lấy báo giá theo cách thức khác; nhà thầu quan tâm gửi báo giá trong thời hạn tối thiểu 05 ngày kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu thập báo giá bảo đảm công khai, minh bạch. Đơn vị cung cấp báo giá chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về giá của hàng hóa, dịch vụ phù hợp với khả năng cung cấp của mình và phải bảo đảm việc cung cấp báo giá không vi phạm quy định của pháp luật về cạnh tranh, bán phá giá hoặc nâng khống giá;
1.2. Báo giá trong lĩnh vực Y tế:
Tại điểm d, khoản 2, điều 18, Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định về căn cứ xác định giá gói thầu như sau: Đối với gói thầu mua thuốc; hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế; linh kiện, phụ kiện, vật tư thay thế sử dụng cho thiết bị y tế: trên cơ sở yêu cầu chuyên môn, chủ đầu tư quyết định các tiêu chí kỹ thuật và tổ chức lấy báo giá. Chủ đầu tư phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; khuyến khích đăng tải trên cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của chủ đầu tư hoặc Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế hoặc Cổng dịch vụ công trực tuyến về quản lý thiết bị y tế; nhà thầu quan tâm gửi báo giá trong thời hạn tối thiểu 10 ngày kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trường hợp có từ 02 báo giá trở lên, chủ đầu tư được lựa chọn báo giá cao nhất phù hợp với khả năng tài chính và yêu cầu chuyên môn.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu thập báo giá bảo đảm công khai, minh bạch. Đơn vị cung cấp báo giá chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về giá của hàng hóa, dịch vụ phù hợp với khả năng cung cấp của mình và phải bảo đảm việc cung cấp báo giá không vi phạm quy định của pháp luật về cạnh tranh, bán phá giá hoặc nâng khống giá;
Trong trường hợp này cũng lưu ý lấy tối thiểu 01 báo giá của hàng hóa, dịch vụ; khuyến khích thu thập nhiều hơn 01 báo giá.
1.3. Báo giá đối với trường hợp mua vé máy bay cho đoàn đi công tác:
Tại điểm a, khoản 5, điều 85, Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định về thủ tục lựa chọn nhà thầu mua vé máy bay cho đoàn đi công tác: “Đối với đoàn đi công tác quốc tế, căn cứ kế hoạch công tác và hành trình bay được duyệt, cơ quan, đơn vị được giao kinh phí và nhiệm vụ mua vé máy bay lấy tối thiểu 02 báo giá của 02 đại lý bán vé máy bay khác nhau (hoặc báo giá của 01 đại lý bán vé máy bay của ít nhất 02 hãng hàng không khác nhau, trong đó có hãng hàng không quốc gia Việt Nam) với cùng hành trình bay để xem xét, so sánh và lựa chọn đơn vị cung cấp vé máy bay trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu: đường bay trực tiếp, phù hợp với lịch công tác; tổng các khoản chi tiền vé (bao gồm các khoản thuế và phụ phí), tiền đi đường, tiền chờ đợi tại sân bay thấp nhất. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị được giao kinh phí và nhiệm vụ mua vé máy bay ký hợp đồng với nhà cung cấp bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Trường hợp thay đổi đường bay ở nước ngoài do nhu cầu công tác thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị được giao kinh phí quyết định việc mua vé trên cơ sở đề nghị của trưởng đoàn công tác”.
1.4. Báo giá đối với các nhiệm vụ/dự án chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2026/TT-BKHCN có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026 (thay thế Thông tư 18/2024/TT-BTTTT):
Việc xác định chi phí được căn cứ tối thiểu báo giá của 01 tổ chức, cá nhân cung cấp; khuyến khích thu thập báo giá của nhiều hơn 01 tổ chức, cá nhân cung cấp khác nhau. Trường hợp chỉ thu thập 01 báo giá thì phải nêu rõ lý do. Trong quá trình xác định giá, chủ đầu tư, cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư (trường hợp tự thực hiện) hoặc tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, báo cáo kinh tế – kỹ thuật (trường hợp thuê tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi dự án, báo cáo kinh tế – kỹ thuật dự án), đơn vị sử dụng ngân sách (đối với nhiệm vụ không hình thành dự án) (gọi chung là cơ quan, đơn vị lập dự toán chi phí) chịu trách nhiệm về số lượng báo giá cần thu thập, lựa chọn giá để lập dự toán chi phí.
Cơ quan, đơn vị lập dự toán chi phí đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc gửi yêu cầu báo giá cho các tổ chức, cá nhân cung cấp hoặc đăng tải yêu cầu báo giá trên cổng hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị lập dự toán chi phí hoặc tổ chức lấy báo giá theo cách thức khác trong khoảng thời gian do cơ quan, đơn vị lập dự toán chi phí xác định, bảo đảm công khai, minh bạch.
Chi tiết các yêu cầu, quy định liên quan đến nội dung báo giá, các yêu cầu khác về báo giá đề nghị xem chi tiết quy định trong Thông tư đăng tải trên Dauthaumuasam.vn.
Như vậy, quy định mới nêu trên đã có những điều chỉnh khác biệt đáng kể so với quy định cũ tại Thông tư 18/2024/TT-BTTTT quy định việc xác định dự toán chi phí căn cứ tối thiểu 03 báo giá của tổ chức, cá nhân cung cấp khác nhau (trừ trường hợp chỉ có một hoặc hai tổ chức, cá nhân cung cấp trên thị trường). Trong quá trình xác định giá, cơ quan, đơn vị lập dự toán chịu trách nhiệm về số lượng báo giá cần thu thập, lựa chọn giá để lập dự toán. Cơ quan, đơn vị lập dự toán gửi yêu cầu báo giá cho tổ chức, cá nhân cung cấp báo giá hoặc đăng tải yêu cầu báo giá trên cổng hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị lập dự toán trong thời gian tối thiểu 10 ngày kể từ ngày yêu cầu báo giá được đăng tải thành công.
1.5. Có bắt buộc phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia không ?
Theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP:
“Đối với gói thầu mua thuốc; hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế; linh kiện, phụ kiện, vật tư thay thế sử dụng cho thiết bị y tế: trên cơ sở yêu cầu chuyên môn, chủ đầu tư quyết định các tiêu chí kỹ thuật và tổ chức lấy báo giá. Chủ đầu tư phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; khuyến khích đăng tải trên cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của chủ đầu tư hoặc Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế hoặc Cổng dịch vụ công trực tuyến về quản lý thiết bị y tế; nhà thầu quan tâm gửi báo giá trong thời hạn tối thiểu 10 ngày kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trường hợp có từ 02 báo giá trở lên, chủ đầu tư được lựa chọn báo giá cao nhất phù hợp với khả năng tài chính và yêu cầu chuyên môn.
Đối với hàng hóa, dịch vụ khác, chủ đầu tư được đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc tổ chức lấy báo giá theo cách thức khác; nhà thầu quan tâm gửi báo giá trong thời hạn tối thiểu 05 ngày kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia”.
2. Các lỗi cơ bản thường mắc phải xung quanh vấn đề báo giá cần lưu ý tránh như:
– Người ký báo giá không phải là đại diện theo pháp luật của các doanh nghiệp cung cấp trên thị trường (như nhân viên kinh doanh, phụ trách bán hàng, trưởng phòng kinh doanh,…), dẫn đến báo giá không có tính pháp lý. Do đó nếu báo giá chỉ để tham khảo thì có thể chấp nhận được nhưng báo giá là căn cứ để phê duyệt dự toán mua sắm thì phải là báo giá có tính pháp lý.
– Hiệu lực của báo giá quá dài không phù hợp với tình hình biến động giá cả trên thị trường (theo quy định cũ trước đây có quy định tối đa không quá 90 ngày, tuy nhiên Thông tư quy định này đã hết hiệu lực, chỉ để có cái nhìn mang tính tham khảo).
– Hay các báo giá có hiệu lực quá ngắn so với thời gian phê duyệt dự toán, giá gói thầu (chẳng hạn như báo giá hết hiệu lực trước ngày phê duyệt dự toán, giá gói thầu), trên thực tế cũng nhiều đơn vị mắc phải lỗi này làm cho tính pháp lý của dự toán được duyệt không đảm bảo do căn cứ vào báo giá đã hết hiệu lực ở thời điểm duyệt.
– Các báo giá không cùng mặt bằng để so sánh tổng thể về giá giữa các doanh nghiệp cung cấp với nhau (như: thời gian bảo hành khác nhau; xuất xứ hàng hóa khác nhau, yêu cầu mức và thời gian thanh toán khác nhau,…).
– Báo giá thiếu một hoặc một số thông tin quan trọng như các điều khoản, điều kiện thương mại, thời gian bảo hành hàng hóa, thời gian tiến độ bàn giao hàng hóa, thời gian hiệu lực,… (để hạn chế tình trạng này có thể đưa ra các yêu cầu càng chi tiết, cụ thể càng tốt, chẳng hạn mô tả kỹ yêu cầu vào trong công văn đề nghị cung cấp báo giá của Chủ đầu tư khi gửi đi xin báo giá,…).
– Không đóng dấu giáp lai báo giá có từ 02 trang (tờ) giấy trở lên.
– Không có ngày tháng năm phát hành báo giá.
– Phương thức lấy báo giá không phù hợp quy định như đã nêu tại mục 1 ở trên.
– Không đủ số lượng báo giá theo quy định (đối với 1 số mảng quy định cần từ 2 báo giá trở lên…).
– v.v….
Từ quy định hiện hành và thực tiễn nêu trên, cần lưu ý chung một số vấn đề liên quan báo giá:
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu thập báo giá bảo đảm công khai, minh bạch. Đơn vị cung cấp báo giá chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về giá của hàng hóa, dịch vụ phù hợp với khả năng cung cấp của mình và phải bảo đảm việc cung cấp báo giá không vi phạm quy định của pháp luật về cạnh tranh, bán phá giá hoặc nâng khống giá (Điểm d Khoản 2 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP);
Thực tế triển khai thực hiện tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm riêng của đối tượng mua sắm (như: vé máy bay; lĩnh vực y tế; lĩnh vực ứng dụng CNTT; các lĩnh vực khác,…) mà các đơn vị đưa ra các nội dung yêu cầu báo giá, hình thức thu thập báo giá, cũng như số lượng báo giá cần thu thập sao cho phù hợp với quy định riêng của mỗi loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định hiện hành tại thời điểm lấy báo giá, tương ứng với nó là kiểm soát bản báo giá của các doanh nghiệp, đơn vị báo giá sao cho phù hợp với yêu cầu đặt ra…
Hồ sơ báo giá là căn cứ quan trọng để xây dựng dự toán đầu tư, mua sắm, cũng như xác định giá gói thầu, đây là nội dung/bước đặc biệt quan trọng trong quá trình triển khai các thủ tục đầu tư, mua sắm công. Do đó, các chủ đầu tư cần đặc biệt lưu ý để tránh gặp phải các lỗi cơ bản khi thực hiện, kiểm soát các báo giá thị trường nêu trên, đảm bảo tối đa chất lượng hồ sơ, thủ tục triển khai đầu tư, mua sắm…
3. Mẫu văn bản của Chủ đầu tư đề nghị các doanh nghiệp báo giá và Mẫu chuẩn báo giá của các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ trên thị trường:
Chi tiết file Mẫu văn bản của Chủ đầu tư đề nghị các doanh nghiệp báo giá và Mẫu bản báo giá của các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã được chuẩn hóa để sử dụng làm căn cứ lập dự toán, xác định giá gói thầu hoặc tổ chức triển khai mua sắm các bạn có thể xem và tải các file mẫu miễn phí đính kèm phía cuối, trong đó lưu ý đây là mẫu chung cơ bản nhất, trong quá trình thực hiện tùy thuộc vào tính chất, đặc thù, quy định của từng chuyên ngành riêng mà các đơn vị chỉnh sửa, bổ sung thêm cho phù hợp với quy định hiện hành của ngành mình (chẳng hạn như đối với lĩnh vực Chuyển đổi số, ứng dụng CNTT thì gần đây nhất Bộ KHCN đã ban hành Thông tư 39/2026/TT-BKHCN có hiệu lực thi hành từ 01/7/2026 trong đó quy định rất cụ thể về nội dung yêu cầu báo giá, khi triển khai đối với lĩnh vực này các đơn vị cần cụ thể hóa các quy định này vào đảm bảo đúng quy định, hướng dẫn…).
Ngoài ra, nhằm hỗ trợ thêm cho các Chủ đầu tư bị thay đổi tên, địa chỉ,… do việc sáp nhập cơ quan, đơn vị, dẫn đến thay đổi các nội dung, thông tin nêu trong Hợp đồng đã ký với Nhà thầu -> Trường hợp cần ký Phụ lục hợp đồng bổ sung nhằm đảm bảo chặt chẽ tối đa về hồ sơ, thủ tục pháp lý có thể tham khảo thêm mẫu trong trường hợp này (Mẫu số 03 đính kèm phía dưới).
Bên cạnh đó, để công tác đấu thầu, mua sắm công tại cơ quan, đơn vị bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, yên tâm hơn, bạn có thể tham khảo thêm các bộ mẫu hồ sơ thủ tục cho nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu khác nhau (mỗi bộ mẫu bao gồm Bảng quy trình chi tiết từng bước có note các căn cứ, lưu ý quan trọng và bộ file mẫu các thủ tục thực hiện), cũng như nhiều mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công đã được Dauthaumuasam.vn tổng hợp, biên soạn theo các quy định mới nhất, điển hình như:
– Bộ mẫu Tờ trình, Quyết định phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định mới nhất đối với trường hợp cụ thể để tham khảo, vận dụng tại các cơ quan, đơn vị;
– Bộ mẫu thay đổi hàng hóa trong Hợp đồng đã ký (có thể vận dụng cho cả trường hợp thay đổi cấu hình, xuất xứ hàng hóa so với Hợp đồng đã ký);
– Mẫu Thanh lý tài sản công theo phương thức BÁN CHỈ ĐỊNH;
– Mẫu Thanh lý tài sản công theo phương thức NIÊM YẾT GIÁ;
– Mẫu hồ sơ, thủ tục gói thầu mua dịch vụ BẢO HIỂM CHÁY NỔ BẮT BUỘC;
– Mẫu hồ sơ thủ tục áp dụng TÙY CHỌN MUA THÊM;
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đặt hàng hóa;
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp dịch vụ;
– Mẫu Bản thuyết minh kế hoạch, giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công xây dựng công trình;
– Bộ mẫu các loại cam kết của nhà thầu nộp kèm E-HSDT theo yêu cầu của E-HSMT;
– V.V… và còn rất nhiều bộ mẫu hồ sơ, tài liệu quan trọng khác cần cho các hoạt động đấu thầu, mua sắm công xem và tải tại chuyên mục “Thư viện tài liệu, biểu mẫu“.
Công cụ tiện ích/kênh hỗ trợ hữu ích khác:
– Tham gia nhóm “Đấu thầu mua sắm” trên facebook theo đường link sau để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, trao đổi, thảo luận các vấn đề liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công một cách kịp thời nhất: https://facebook.com/group
– Nhấn “like” và tham gia “theo dõi” fanpage theo đường link sau trên facebook để được thông báo cập nhật ngay lập tức các bài viết chia sẻ, thông báo mới nhất liên quan đến hoạt động đấu thầu, mua sắm công: https://facebook.com/Dauthaumuasam
Cập nhật ngày 24/07/2026
Dauthaumuasam.vn